万科物业服务中心办公设备管理规定

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一、目的

加强对服务中心办公设备的管理,保持设备良好的技术状态,延长办公设备的使用寿命,提高使用效率。

二、适用范围

适用于物业大数据服务中心。

三、职责

3.1服务中心行政管理员负责办公设备的管理。

3.2设备责任人负责所管理设备的使用、维护工作。

3.3资料管理员负责保管设备的保修卡等附件及有关资料。

四、方法与过程控制

4.1本规定所指办公设备为电脑、打印机、复印机、电话、传真机、空调机等用于办公用途的设备,监控中心各类电脑设备也纳入本管理范围。

4.2行政管理员负责确定设备责任人,并按照公司相关规定建立资产编号,并随着设备责任人的变化及时更新标识。责任人负责所管理设备的使用、维护工作。

4.3设备责任人须对设备进行日常维护,及时清理灰尘,保洁外表,定期检查设备状态,须亲自参加所操作设备的维修和验收工作。

4.4工作人员使用办公设备,须严格执行操作维护程序,新到岗人员须经过对设备的结构性能、安全操作、维护要求方面的技术知识教育和基本操作训练后,方能使用设备。

4.5工作人员使用办公设备,不得随便更改设备内的标准设置,不得超负荷使用设备,禁止不文明操作,工作人员不能利用办公设备做私活。

4.6工作人员使用办公设备时如发现异常现象,应立即停机检查故障,自己不能解决的故障,要及时通知设备责任人、或工程维修人员,不得自行修理。

4.7设备责任人有权抵制违章操作的指令,有权制止未经过基本技能培训的人员操作自己管辖的设备。

4.8对于不按操作程序使用设备而造成设备损坏的,将由当事人和责任人负责赔偿由此造成的损失。

4.9 电脑设备管理

4.9.1电脑内的所有文件、数据、资料均属本公司所有,不得外传。对于打印出来的材料,应及时处理(存档或销毁),不得乱扔乱放,以免造成信息泄露。

4.9.2非本机设备责任人,要注意清理使用后留下的文档记录,若修改了设置的要恢复,不得拷贝本机中资料。电脑类设备不能用作观看电影、游戏等娱乐。

4.9.3定期做好数据的备份、更新杀毒软件数据库,以防因电脑病毒的破坏或电脑故障等原因造成的数据丢失。

4.9.4若办公打印机设置为共享,工作期间打印机责任人不要随意关闭打印机和自己的电脑,以免造成其他人不能使用打印机。

4.9.5爱护电脑,不要在显示器及其他外设上放置杂物,特别是细小导电物品。工作人员在操作设备时不得携食品、液体饮料上机,以防食品屑、液体物质洒在设备上造成短路、锈蚀、污染等。

4.10无线电对讲管理

4.10.1无线电对讲机统一由公司注册无线电代码,统一使用专用固定的频率。

4.10.2任何个人不得更改对讲机的频率,平常使用对讲机必须用规定的频道。

4.10.3对讲机由专人使用,并记录编号,使用人不得随意借给他人。

4.10.4持对讲机统一用左手持对讲通话,禁止用手抓对讲天线或提对讲机。

4.10.5使用对讲机要注意爱护,严格按照流程使用,使用过程中,避免雨淋、摔碰,人为损坏要负维修责任。

4.10.6保持对讲机外表清洁卫生,避免灰尘进入机内。

4.10.7保证对讲机电力正常,及时更换对讲电池。

4.10.8对讲机使用出现故障问题,非专业人员不得随意拆除配件,须及时上报责任人,由专门供应商负责修复。

4.10.9使用对讲注意礼貌用语,注意音量控制,深夜时或进入办公区域、业主家要调低音量,对于和业户接触比较多的岗位必须使用耳机,不得对业户有任何打扰。

4.10.10严禁使用对讲机谈与工作无关的话题,工作需要通话时要简明扼要,通话结束须说“完毕”。

4.10.11紧急情况呼叫下,其他非紧急情况使用的对讲要暂停呼叫,不得占频、抢频。

4.11办公电话管理

4.11.1前台电话仅限客户服务人员、业主使用。

4.11.2服务中心人员拨打电话,须到使用后台办公室话机;若接到前台电话,长话短说,打电话时须轻声,以免影响他人办公。

4.11.3电话响三声前必须用左手接起,先说“您好”,再报出所在部门名称和自己的姓名,接完后轻轻放下电话。

4.11.4所有人员拨打、接听电话都应言简意赅。

4.11.5不得拨打私人电话,必要情况下拨打电话不得超过三分钟。

4.11.6接到与同事有业务联系的电话,应留下对方姓名及电话,以便联系。

4.11.7不得打声讯台电话(如168等),发现后,除交清电话费后,予以通报批评并罚款100元。

4.11.8未经技术负责人同意,不得任意拆除、安装电话,造成损失者,负责赔偿。

4.11.9行政管理员负责现场的监督管理,对违反以上规定的人员,及时开处罚单。

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