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万科物业服务中心信息管理规定

一、目的

加强服务中心信息及时上传下达,使信息的收集、整理、发布达到及时、准确、流畅、有序、规范。

二、适用范围

适用于物业大数据。

三、职责

3.1部门负责人负责所有信息的审核、审批及监督。

3.2信息资料员负责控制本部门信息传递过程,对本部门信息进行维护与管理。确保部门内部信息及时准确上报公司对口部门,各信息及时有效的传达到各相关人员。

3.3各主管/主办(班组长)负责班组内的信息及时准确的上报信息资料员,并将公司及服务中心的信息有效地传达到本班组内的所有员工。

3.4各员工有义务就本班组发生的各类信息及时主动向主管/主办(班组长)反映。

四、方法与过程控制

4.1总则

4.1.1每位员工均有就服务中心工作及本职工作相关而收集、反馈、发布信息的权利与义务。

4.1.2所有信息均要做到真实、及时、完整。

4.1.3以公司体系文件《信息管理程序》为基准,所有对公司及部门内部、对住户、对外界发布的信息,必须经相应的审批方可发布。

4.2电子显示屏

4.2.1 电子显示屏用于向业主发送日常信息(如天气预报、节日问候等),以及非正式的通知通告。

4.2.2 除信息资料员和中心值班人员外,任何人不得擅自通过电子显示屏发布信息。

4.2.3 所发布信息均用首发日期(六位数字)作文件名保存在电脑里,天气预报统一只用一个文件,每日更新内容即可,由中心值班人员定期整理所有文件并于每月5日将上月发布信息电子文档发送资料室存档。

4.2.4 中心值班人员负责每天早上七点发布当日天气预报信息,以气象台发布的天气预报信息为准,无需审批,当天十点前撤下天气预报,换上日常信息或关闭电子显示屏。

4.2.6 若有重要通知通告急需发布经部门经理审批后交中心当值人员发布,可与天气预报一同滚动发布。

4.3群发短信

4.3.1对于突发事件等紧急的通知通告或重要信息由客服负责人撰写,需经部门负责人同意,可通过群发短信发布。短信内容需规范存档。

4.4小区宣传栏

4.4.1小区宣传栏用于张贴服务中心向业主发布的通知、通告等,所有内容及版面设计,需经部门经理审批,盖公章后由当班安全班长统一张贴,以及回收归档。

4.4.2 信息资料员需对每次发布及张贴的通知、通告等,针对张贴的美观度和及时性进行适时抽查,对不符合要求的及时整改并通报情况。

4.4.3其他任何人员未经许可,不得擅自在宣传栏内张贴和撕毁通知、通告。

4.5公司内部网站实时公告

公司内部网站实时公告用于向公司发布服务中心最新动态,如管理新举措、活动知会等;向公司内部网站发布实时公告,需由信息资料员直接发布。

4.6公司内部网站网页

公司内部网站网页主要发布内容有:工作计划及工作完成情况、会议纪要、业务信息等,需按公司规定时间及范围上报。信息月报、工作计划及工作完成情况、会议纪要由各班组负责人交信息资料员汇总、整理录入,经部门负责人批准后发布;业务信息由信息资料员记录、整理报客户服务负责人审阅后发布,业务信息主要发布服务中心重大活动信息,由各活动负责人自行组织、编辑,并尽可能做到及时和附有图片,由信息资料员负责发布。

4.7对内信息发布

4.7.1 根据工作需要,可在服务中心内部发布相关信息,采用口头通知、电子邮件,也可在以下地点张贴:培训室、技术员值班室、各员工宿舍等;

4.7.2 公司发布的信息,如通知通告等,可由部门负责人直接在服务中心内部发布;

4.7.3 公司和服务中心内部的重要通知通告,由各部门负责人负责组织在内部进行传阅并签名,完毕后交资料管理员存档;

4.7.4 服务中心对内发布的信息,须经行政主办许可,方可发布。

4.8本规定未尽事项,按照公司体系文件《信息管理程序》执行。

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