百强物业内部审计管理规定2018版

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1目的

本规定旨在规范公司内部审计工作程序,保证内部审计工作质量,通过内部审计工作促进公司各下属公司改善经营管理,完善内部控制,维护公司利益。

2范围

本规定适用于对下属公司进行的内部审计工作。

3术语

3.1公司:指大数据物业管理有限公司。

3.2下属公司:指大数据物业管理有限公司下属的分公司或所有全资、控股的子公司。

3.3中心城市公司:指大数据物业管理有限公司下属的各物业服务公司等。

3.4下属公司总经理:指在下属公司任职总经理或主持该公司全面工作的主要负责人。

3.5经济责任:指下属公司总经理在任期内因其所任职务,依照法律法规和公司有关制度规定对所在企业财务收支及有关经营活动应当履行的职责、义务。

3.6内部审计:指由专职部门或人员在公司范围内行使审计监督服务的职能活动。包括:经济责任审计、管理审计和常规财务审计。

3.7审计期:根据公司管理需要确定的审计期间,具体在审计通知中明确。

4总则

4.1公司内部审计目标

对被审计单位经营管理情况及资产、负债、损益的真实性、完整性、准确性、合法性进行监督和评价;对被审计单位总经理负有的经济责任进行监督和评价。

4.2机构、人员和相关工作条件

4.2.1公司风险管理部为负责公司内部审计稽核工作的主责部门,在组织上、业务上具有相对独立性。

4.2.2内部审计人员须具有本科及以上学历,具备审计、会计或相关管理等专业知识,熟悉公司各项管理制度、内部审计相关法规和相关行业法规规定,具有良好的调查研究、综合分析、专业判断和文字表达能力。

4.2.3在审计职权范围内,任何单位和个人不得以任何理由拒绝或抵制审计工作,不得对内部审计人员打击报复。

4.2.4公司和各被审计单位应向内部审计人员提供必要的工作条件,包括办公场所、交通、人员配合、IT软硬件支持等。

4.2.5审计费用列入公司年度财务预算,并给予保证。

4.3审计原则

4.3.1公司根据经营管理和财务管理的需要对各下属公司进行有计划的定期审计和不定期的审计,审计结果可以作为公司考核在任总经理的参考依据。

4.3.2各下属公司总经理任期届满,或者任期内办理调任、免职、辞职、退休等事项前,原则上应进行经济责任审计;各公司进行改制、改组、兼并等重组事项,应按有关规定或公司需要进行经济责任审计。经济责任审计结果应作为公司考核、任免以及奖惩干部的参考依据。各下属公司总经理的人事调动手续和新的职务聘任原则上应在经济责任审计结束后办理,但如工作需要,可先临时聘任代理职务。

4.3.3公司审计部门和审计人员进行内部审计,应坚持客观公正、实事求是、廉洁奉公、保守秘密的原则。

4.3.4任何组织或个人不得干涉审计部门或审计人员履行审计职责。

4.4工作守则

4.4.1内部审计人员办理审计事项,应当严格遵守国家法律、法规和规章以及内部审计职业规范,忠于职守,做到独立、客观、公正、保密、严谨、负责,不得滥用职权,玩忽职守,徇私舞弊。

4.4.2内部审计人员在工作过程中,应维护公司合法权益。对知悉的被审计单位的商业秘密,负有保密的义务。在审计中取得的资料和审计工作记录,未经批准不得对外提供和披露,不得用于与审计工作无关的目的。

4.4.3内部审计人员在进行审计工作过程中,应当保持应有的独立性,不受其他单位、部门和个人的干涉,与被审计单位或者审计事项有直接利害关系的,应当回避。

4.4.4内部审计人员在执行审计项目过程中,认真履行职责、忠于职守、坚持原则、做出显著成绩的,由公司给予精神或者物质奖励。对滥用职权、徇私舞弊、玩忽职守、泄露公司机密并形成严重后果的内部审计人员,由公司按有关规定予以处理;构成犯罪的,移交司法机关追究刑事责任。

5职责分工

5.1公司风险管理部是内部审计的管理部门,职责权限如下:

5.1.1 组织建立、健全公司内部审计管理体系。

5.1.2 组织公司内部审计资源,制定内部审计计划,并负责内部审计计划的落实执行。

5.1.3 根据内部审计工作需要,要求有关单位报送有关的管理制度及规定、经济合同、会议纪要、成本费用结算资料、业务表单、财务报表、账簿、会计凭证、生产经营计划等审计资料。

5.1.4 针对审计工作发现的问题,提出纠正、处理有关违法违规行为的意见及改进经营管理、提高经济效益的建议,并监督审计意见的落实。对审计中发现的正在进行的严重违法违规、损失浪费行为,经公司总经理批准,可采取临时制止措施。

5.1.5对违法违规和造成损失浪费的单位和人员,可向公司总经理提出给予其通报批评或追究责任的建议。对严格遵守财经法规、经济效益显著、贡献突出的集体和个人,可以向公司总经理提出表扬和奖励的建议。

5.1.6对被审计单位不配合、阻挠、妨碍内部审计工作、拒绝审计或不提供资料、提供虚假资料、拒不执行审计意见或报复陷害内部审计人员等行为,报告公司总经理并提出处理建议;对可能转移、隐匿、篡改、毁弃会计资料等审计证据行为,经公司总经理批准,可采取封存账册、资产等临时措施;构成犯罪的,移交司法机关追究刑事责任。

5.2公司职能部门和下属公司职责权限如下:

5.2.1 按照风险管理部要求,按时提供审计资料。

5.2.2 向内部审计人员提供必要的工作条件,包括办公场所、交通、人员配合等。

5.2.3 对审计报告征求意见稿所反映的情况进行复核,并提出书面反馈意见。

5.2.4 对《反馈意见函》进行签字并加盖公章。

5.2.5 对审计报告的结果进行落实整改,并在规定期限内书面反馈落实整改情况。

5.3被审计单位分管领导

5.3.1 对审计报告征求意见稿提出意见并由被审计单位纳入其书面反馈意见。

5.4审计分管领导

5.4.1审批年度审计计划。

5.4.2签发审计通知书。

5.4.3审批签发审计报告征求意见稿、征求意见函。

5.4.4对审计报告上报稿批示意见。

6内部审计工作流程

6.1审计计划立项

6.1.1 公司风险管理部根据公司年度重点工作制定审计工作计划,报分管领导审批后执行;必要时经部门分管领导同意,可根据实际情况进行调整。

6.1.2对参资控股子公司的审计,在实施前办理被审计单位董事会委托手续。

6.2成立审计项目小组

6.2.1公司风险管理部负责人在审计工作实施前应根据审计项目情况和审计人员情况配备审计项目小组成员,并指定审计项目负责人。

6.2.2审计项目小组成员一般不少于二人。

6.2.3审计人员与被审计单位或审计事项有利害关系的应进行回避。

6.3制定审计方案

6.3.1在开展审计前,审计人员应初步调查、了解、分析被审计单位的基本情况。包括:股权和管理权状况、组织架构、经营活动概况、内控制度建立和执行情况、重要的合同、协议及会议记录,

被审计单位近期会计报表、上次审计报告和审计结果落实整改情况以及与审计任务相关的其他情况。进行经济责任审计时,应要求被审计单位负责人提供总经理述职报告。审计前调查工作由审计项目负责人组织实施。

6.3.2审计前在调查的基础上,审计项目负责人负责编制项目审计方案,主要内容包括:审计目标;审计的范围、内容和重点;工作分工;预定的审计外勤工作时间等。

6.3.3审计方案应经风险管理部负责人批准后组织实施,审计项目负责人在实施方案过程中可根据现场实际情况,报风险管理部负责人同意后对审计方案进行适当调整。

6.4发送审计通知书

6.4.1公司风险管理部一般应在外勤工作开展3个工作日前,向被审计单位发送审计通知书。审计通知书由审计项目负责人编写,风险管理部负责人审核,分管领导签发。经济责任审计通知书应在获得人力资源部书面通知后发出,并抄送被审计者本人。

6.4.2审计通知书的基本内容包括:被审计单位名称或者被审计人员姓名、审计内容和范围、审计期、审计人员名单、被审计单位应提供的资料及协助内容、公司公章、签发人和签发日期。

6.4.3被审计单位须按照审计通知书要求按时提供真实、完整的审计资料。

6.4.4公司保留对各单位随时审计的权利,审计方案确定并经公司分管领导批准后,可无须提前向被审计单位下发通知书,随时口头或书面通知后立即实施。

6.5召开启动会议

6.5.1开始现场审计时,审计项目小组应组织被审计单位负责人及相关业务负责人召开启动会议。

6.5.2审计项目负责人应申明审计项目小组成员应遵守的工作纪律,与被审计单位说明审计工作安排及需要被审计单位配合的事项等。被审计单位相关人员介绍被审计单位项目及经营基本情况,并指定专人负责配合审计工作。

6.6收集审计证据和编制底稿

6.6.1收集审计证据应针对与审计项目相关的事项开展,可通过书面和电子信息资料审核、监盘、实地观察、访谈、调查、函证、计算、分析程序等方法,获取相关、可靠和充分的审计证据,以支持审计结论、意见和建议。审计证据分为书面证据、实物证据、试听证据、电子证据、口头证据及环境证据,主要包括盘点表、凭证及附件、账簿、会计和管理报表、预决算资料、合同及相关附件、会议纪要、章程、询证函、承诺书、调查问卷和现场笔录等。

6.6.2审计证据如需被审计单位确认其有效性和真实性的,应由被审计单位当事人、财务负责人或单位负责人签字(盖章)确认,不能签字(盖章)确认的,审计人员应注明原因和日期。

6.6.3审计人员应通过必要的审计方法对被审计单位的经营管理全过程进行检查、评价,包括:
a)通过查阅被审计单位的制度、访谈等方式,了解、评价被审计单位内部控制建立的情况,并执行穿行测试,检查已设立的制度执行情况。
b)在穿行测试的基础上,抽取一定数量的样本量,通过符合性测试等手段对被审计单位内部控制的设计与效果进行合理评价,谨慎评估内部审计固有风险和控制风险。
c)根据符合性测试结果,决定实质性测试的性质、时间和范围,测试内容一般包括资产、负债、损益及所有者权益的各项内容,具体通过审查被审计单位银行账户、会计凭证、会计账簿、会计报表,查阅与审计事项有关的合同、协议、会议纪要、预决算等文件、资料,检查现金、实物、有价证券,或向有关单位和个人采用询问、调查等方式,取得相关证明材料,并形成审计工作底稿。
d)必要的情况下,还可以采用其他有效的审计方法,包括效率性、效果性测试等,或利用经核实后的社会审计机构或专家结论。
e)审计人员应在收集审计证据的基础上编制审计工作底稿。审计工作底稿应按审计事项逐项编制,要求内容完整、记录清晰、结论明确,客观反映项目审计方案的编制及实施情况,以及与形成审计结论、意见和建议有关的所有重要事项。

6.6.4审计工作底稿主要包括以下要素:被审计单位名称;审计事项及其期间或者截止日期;审计程序的执行过程及结果记录;审计结论、意见及建议;审计人员姓名及日期;索引号及页次;审计标识与其他符号及其说明等。

6.6.5审计工作底稿应当注明索引编号和顺序编号。相关审计工作底稿之间如存在勾稽关系,应当予以清晰反映,相互引用时应当交叉注明索引编号。

6.6.6审计项目负责人应对审计工作底稿进行复核,如果发现审计工作底稿存在问题,应当要求相关人员补充或者修改审计工作底稿。

6.6.7结束审计项目外勤工作前,审计人员应就审计初步认定事实、发现的问题等与被审计单位沟通,被审计单位负责人及相关业务负责人应参加沟通会议。被审计单位对审计初步认定的事实、发现的问题等持有异议时,需现场说明并提供相关资料依据,审计人员应进行分析、核实。

6.7审计报告编写及审核

6.7.1审计项目外勤工作结束后,由审计项目小组各成员分别就审计事项编写分项报告,在5个工作日内提交给审计项目负责人,由其汇总编写审计报告初稿,并在5个工作日内完成。特殊情况下报告完成时间可由风险管理部负责人进行适当调整。

6.7.2审计报告应包括标题、正文、附件、落款、报告日期等基本要素,正文应包括审计依据、被审计单位报告期内基本情况,审计发现的问题、审计意见和建议等主要内容。

6.7.3审计项目负责人在提交审计报告初稿前,应召集审计项目小组成员对初稿进行讨论修改,并对审计报告初稿的完整性、真实性及总体质量负责。

6.7.4审计报告实行分级复核,审计项目负责人进行一级复核,风险管理部负责人负责总体二级复核,分管领导负责总体三级复核。分级复核的具体分工,由风险管理部负责人决定。

6.7.5审计报告应采用统一文本格式,并顺序编号。

6.8审计报告初稿征求被审计单位意见

6.8.1公司风险管理部负责人对审计报告所反映审计情况和问题的完整性、准确性和所提审计处理意见、建议的适当性进行审核,并报公司分管领导批准后形成审计报告征求意见稿。由公司分管领导签发审计报告《征求意见函》后,连同审计报告征求意见稿和《反馈意见函》一并发送被审计单位(参资企业一并发送我方派驻参资企业管理人员进行复核,)并在10日内提出书面反馈意见,将《反馈意见函》签字并加盖公章,提交风险管理部。经济责任审计报告《征求意见函》应同时发送被审计者本人。

6.8.2在《征求意见函》签发10日内,被审计单位应对审计报告反映的情况进行复核,并在征求其分管领导意见后,由被审计单位负责人在《反馈意见函》签字并加盖公章,并将书面反馈意见附后(如有),《反馈意见函》原件须提交风险管理部。如在规定时间内未收到《反馈意见函》,视同对审计报告无异议处理。

6.8.3涉及经济责任审计时,被审计者本人应在《反馈意见函》签字,并将书面反馈意见附后(如有),提交风险管理部。(参资企业审计报告经公司分管领导同意后,可以不履行征求意见程序。)

6.8.4特殊情况下,被审计单位可在《征求意见函》发出之日起10日内,向风险管理部提出意见反馈延期申请,经风险管理部负责人同意后,适当延长反馈期限。

6.8.5公司风险管理部保留审计报告不履行征求意见程序的权利,审计报告可在风险管理部负责人审核定稿后直接上报公司分管领导,不履行征求意见程序。

6.9审计报告定稿报公司总经理审批签发

6.9.1被审计单位提交审计报告反馈意见后,审计项目负责人应组织对审计报告进行复核修改,风险管理部负责人对审计报告进行审核后,上报分管领导。

6.9.2审计项目负责人根据公司分管领导审批意见对相关整改事项进行汇总,编制《落实审计结果通知》。落实审计结果通知包括落实整改事项、完成时间、责任人、督办及责任单位等主要内容。

6.9.3《落实审计结果通知》由风险管理部负责人审核后,与审计报告一起上报公司分管领导审批签发。

6.9.4审计报告和落实审计结果通知应主送被审计单位,同时抄送公司财务部,抄报被审计单位分管领导,公司财务总监、公司总经理;涉及经济责任审计时,还须同时抄送人力资源部及被审计者本人。如公司领导另有批示的,按其批示进行抄送及抄报。

6.10审计结果落实整改和后续审计

6.10.1整改完成时限要求一般为3个月,特殊情况下可由风险管理部负责人进行适当调整。

6.10.2被审计单位应按照审计报告和落实审计结果通知的要求,认真进行整改工作,并在规定期限内向风险管理部书面反馈落实整改情况。一般情况下,被审计单位的落实整改反馈以公文形式报送风险管理部。风险管理部可指定专人负责跟踪、检查审计结果落实整改情况。

6.10.3公司风险管理部可安排对已审项目进行审计结果落实整改情况的现场检查,并编制《落实整改情况检查报告》,经风险管理部负责人审核后报分管领导审批。对问题多、情节严重或落实整改不力的,风险管理部可向公司分管领导建议安排进行后续审计。

6.11项目档案整理保管

6.11.1审计项目结束后,由审计项目负责人组织整理审计档案资料,审计档案资料应包括:档案编号、档案名称、审计计划和方案、审计通知书、各项审计证据资料、审计工作底稿、征求意见函、反馈意见函、审计报告征求意见稿、定稿、被审计单位反馈意见、公司领导批示意见、落实审计结果通知、被审计单位落实整改反馈报告、落实整改情况检查报告和其他应归档资料。

6.11.2审计档案由风险管理部档案管理人员负责保管,任何个人不得私自复制和保管审计资料。审计档案的借用、调阅,必须经风险管理部负责人批准。

7审计工作指引

7.1审计要点

7.1.1审查被审计单位审计期内资产、负债、损益的真实性、准确性,包括审查会计核算是否符合现行会计准则和财务制度的规定,财务报表是否真实、全面、准确地反映了其财务状况和经营成果。重点揭示企业会计信息方面存在的问题。

7.1.2审查被审计单位审计期内各项资产的安全、完整、保值增值情况,包括审计期内净资产增值状况,货币资金的安全性,信用、抵押和担保状况,重大债权债务的处置,各项实物资产的购置、运用和处置,诉讼纠纷的处理,投资项目的盈利回报和管理状况,并对审计期内主要遗留问题进行揭示,并对各项经营指标的完成和执行情况作出评价。

7.1.3审查被审计单位审计期内的经营管理考核指标完成情况和各项预算完成情况,并对各项经营指标的完成和执行情况作出评价。对完成指标有重要影响,不涉及审计期内总经理管理责任(涉及前任总经理管理责任)的重要事项应作出反映。

7.1.4审查被审计单位审计期内内部控制制度的执行状况,包括审查被审计单位的制度流程制定和组织架构建设情况;被审计单位审计期内做出的有关对内对外投资、经济担保和出借资金、大额经济合同等重大经济决策是否履行了被审计单位有关制度和流程;对管理项目的招投标等环节在制度规章的履行方面进行测试评价。

7.1.5审查被审计单位审计期内遵守有关财经法规和财经纪律情况,重点关注被审计单位审计期内有无虚假会计账务,有无以权谋私、贪污、挪用、私分公款,有无转移国家资财、行贿受贿、挥霍浪费、截留收益、设立小金库等行为,并对其审计期内经济责任审计内容诸方面应负的管理责任和直接责任作出界定、评价。

7.1.6其他需要审计的事项。

7.2审计资料

7.2.1被审计单位及其总经理在接到审计通知书后,应按照审计项目小组要求提供以下各项资料,包括但不限于:

a)下属公司章程、各项管理制度、各年度董事会决议(纪要);
b)各年度目标责任书、项目成本目标、可行性研究报告等,及指标和目标完成情况;
c)办公会会议纪要、其他专题会议纪要;
d)经营服务合同、协议及相关资料;
e)政府机关、经济监督部门对被审计单位的通知、检查报告、会议纪要等资料;
f)会计凭证、会计账簿、财务报表及分析、预算、审计报告;
g)如属于经济责任审计,则须提交被审计单位总经理述职报告。总经理述职报告主要内容包括:企业基本情况、任期内经济效益指标完成情况、经营方针和重大决策及实施情况、任期内资产负债状况以及遵守国家财经法规和公司有关制度情况、内部控制制度建立健全及执行情况、对外投资及其经营情况、遗留问题、对今后改进管理的建议,以及其他需要说明的问题;
h)其他有关资料。

7.2.2被审计单位总经理及其所在企业应当负责所提供资料的真实性、完整性,审计人员可要求被审计单位总经理及其所在单位作出书面承诺,审计中可采取分级承诺或分项承诺的形式。

7.2.3对没有取得证明材料的对外担保、账外资产、小金库等违法违规事项,应要求被审计单位总经理和被审计单位作出书面承诺。因作出虚假承诺而对审计结果造成不良影响者应承担相应责任。

7.3审计内容及审计报告

7.3.1审计内容包括:

a)审计期内经营业绩,包括下达KPI、考核指标完成情况;
b)审计期内财务及管理,现金管理;
c)审计期内经营管理,采购管理;
d)审计期内资产安全,保值增值情况;
e)其他。

7.3.2审计报告的主要内容包括:

a)审计依据、审计范围、审计期、重点审计内容和有关情况的说明;
b)被审计单位审计期内企业的基本情况,包括股权变化、经营范围、机构人员、总经理任职等有关情况;
c)资产、负债及所有者权益变化情况;
d)经营管理指标完成情况;
e)建立和执行内控制度以及遵守财经纪律情况;
f)反映存在的问题,遗留问题及被审计单位总经理应承担的经济责任;
g)针对存在问题提出意见和建议。

8其他

8.1各中心城市公司应该参照本规定对所负责管理的其它城市公司至少每两年开展一次内部审计工作。

8.2参资企业参照本规定执行。

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