物业集团合同管理规定2018版

1目的

本办法旨在加强和完善公司依法经营、合规管理,建立健全公司合规管理体系,实现公司合规管理的制度化、规范化、系统化,防范合规风险,保障公司持续发展。

2适用范围

本办法适用于公司职能部门和下属公司。

3编制依据/引用文件

3.1《中华人民共和国公司法》

3.2《中华人民共和国企业国有资产法》

3.3《企业国有资产监督管理暂行条例》

3.4《中共中央、国务院关于深化国有企业改革的指导意见》

3.5《关于全面推进法治央企建设的意见》

3.6《大数据股份有限公司合规管理办法(试行)》

4术语

4.1公司:指大数据物业管理有限公司。

4.2下属公司:指大数据物业管理有限公司下属的所有全资、控股的子公司、分公司。

4.3合规:指公司、各职能部门、各下属公司及其员工的经营管理行为符合法律、法规、规章及其他规范性文件、行业规范和自律规则、公司及各下属公司的章程、股东(大)会议事规则、董事会议事规则、监事会议事规则及规章制度以及普遍遵守的职业道德和行为准则(以下统称“法律、规则和准则”)。

4.4合规风险:指公司、各职能部门、各下属公司或其员工的经营管理行为违反法律、规则和准则,而使公司或各下属公司受到法律制裁、被采取监管措施、遭受财产损失或声誉损失的风险。

4.5合规管理:指公司、各职能部门、各下属公司制定和执行合规管理制度、建立合规管理机制、培育合规文化、防范合规风险的行为。

5总则

5.1合规管理的目标是努力提升依法治企能力和合规管理能力,通过建立健全公司合规管理体系,普及“合规从高层做起、全员合规、主动合规、合规创造价值”的合规文化,实现对合规风险的有效识别和管理,促进全面风险管理体系建设,确保公司依法合规经营,维护公司良好声誉。

5.2合规管理的原则

5.2.1全面性:覆盖公司的所有业务、各职能部门和各下属公司、全体员工,贯穿决策、执行、监督、反馈等各个环节。同时根据“坚持全面覆盖,突出重点工作”的原则,根据公司的实际经营情况、行业特点等,率先推进重点领域的合规工作。

5.2.2独立性:保障合规管理部门和工作人员根据合规管理办法独立发表建议,确保其拥有与履行合规管理职责相关的权利和权限,不从事与合规性相冲突的工作。

5.2.3及时性:合规管理要准确、及时地分析公司可能面临的合规风险,及时建立相应的合规管理机制。各职能部门、各下属公司对发现的违法违规行为或潜在的不合规事项,应及时采取处置措施予以阻止、纠正、查处、整改或报告等;已经发生不利后果的,应及时采取相应的补救措施。

5.2.4有效性:各职能部门、各下属公司全体员工应严格遵守合规管理制度。各职能部门、各下属公司经营管理层应维护合规管理制度在全体员工中得到有效执行,及时解决合规管理中存在的问题,对违反合规管理制度的行为和人员根据规章制度予以处分,有效保障经营管理的合规性。

6职责分工

6.1公司风险管理部负责合规管理工作,职责权限如下:

6.1.1负责统筹公司合规管理体系建设工作。

6.1.2协助公司领导培育公司的合规文化。

6.1.3制定公司合规管理工作的各项规章制度,持续完善公司合规制度体系,并组织实施。

6.1.4设置合规岗位,并为其提供履职保障,促进其履行合规管理职责。

6.1.5组织审核公司对外投资、合作、股权转让和资产处置有关的合同、章程、股东会和董事会决议等法律文件;组织审查各下属公司上述文件。

6.1.6协调督导有关职能部门评估法律、规则和准则对企业合规管理的影响,组织各职能部门修改、完善有关管理制度和业务流程。

6.1.7根据公司安排,对各职能部门、各下属公司及员工经营管理行为的合规性组织定期和不定期的合规检查。

6.1.8在发现合规风险突发事项或隐患时,积极督导相关各职能部门、各下属公司采取措施化解合规风险;涉及重大合规风险事项或隐患的,应当及时报告公司领导。

6.1.9对涉及各职能部门、各下属公司及其工作人员违法违规行为的投诉、举报及时进行处理及调查工作,并将调查结果及处理意见及时向相关负责人报告。

6.1.10 为公司各职能部门、各下属公司提供合规咨询。

6.1.11 参与公司创新业务的开展,识别、评估合规风险,提供合规支持。

6.1.12 配合行政与人力资源职能部门,组织开展合规教育和培训。

6.1.13 指导各下属公司推进合规工作的开展。

6.1.14 集团和上级公司其他规章制度规定的职责。

6.2公司其它职能部门和下属公司职责权限如下:

6.2.1各职能部门、各下属公司负责人对本职能部门、本公司合规管理的有效性负责,确保所负责职能部门、公司经营管理的合规运作及各项合规管理制度的有效执行。

6.2.2在制定内部管理制度及开展其他经营管理活动的过程中,遵循法律、规则和准则,配合公司合规工作机构开展合规审查。

6.2.3根据法律、规则和准则的变化,评估其对公司合规管理的影响,制订、修订、完善相对应的规章制度和管理流程。

6.2.4在发现不合规事项及合规风险隐患时,及时报告公司风险管理部,并采取积极措施处理及化解合规风险。

6.2.5配合公司的合规风险评估和合规检查工作,及时采取措施处理及化解本职能部门、本公司存在的合规风险。

6.2.6经公司批准,可以设置专业的合规专职岗位,并为其提供履职保障,促进其履行合规管理职责;未设置合规专职岗位的,需设立兼职的合规工作联系人,并为其提供履职保障。

6.2.7合规专职岗位或合规工作联系人负责就本职能部门、本公司合规管理工作与公司风险管理部对接联系,配合落实公司合规工作安排;合规专职岗位及合规工作联系人的合规管理职责为:

a)在发现合规风险突发事项或隐患时,及时报告本职能部门、本公司负责人和风险管理部;

b)协助本职能部门、本公司负责人开展合规教育及合规文化建设;

c)完成本职能部门、本公司负责人或风险管理部安排的其他合规管理工作。

6.2.8为公司风险管理部履行职责提供必要的人力、物力和技术支持,确保其拥有充分知情权、独立调查权,保障其有权参加或列席有关会议,调阅有关文件、资料,获取必要信息。

7合规审查

7.1公司各职能部门、各下属公司在日常经营管理中,应主动识别、评估其经营管理活动及员工行为涉及的合规风险,发现相关制度、合同文本、专门事项等存在合规问题时,应及时咨询风险管理部,必要时提交风险管理部进行合规审查。

7.2公司风险管理部应对公司的各项规章制度和特定经营管理活动进行定期和不定期的合规检查,并建立合规信息共享机制。

7.3各职能部门、各下属公司应按照公司要求及时提交合规报告。

7.4公司风险管理部与行政与人力资源部应建立协作机制,制订合规培训计划,开发合规培训课件,增强合规意识并培育合规文化。

7.5通过合规教育和培训,逐步使全体员工自觉树立主动合规、合规创造价值的理念,认真履行本岗位职责,依法合规开展各项工作。

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