物业集团专项检查管理规定2018版

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1目的

本规定旨在规范专项检查工作程序,保证专项检查工作质量,通过专项检查,促进公司依法进行经营管理,保障公司健康营运和发展。

2适用范围

本规定适用于风险管理部组织对公司职能部门或下属公司进行的专项检查工作。

3术语

3.1公司:指大数据物业管理有限公司。

3.2下属公司:指大数据物业管理有限公司下属的所有全资、控股的子公司、分公司。

3.3中心城市公司:指大数据物业管理有限公司下属各物业服务公司等。

4检查内容

检查内容包括但不限于以下各项:

4.1现金管理、收入管理、业务费用支出、成本费用管理和控制情况。

4.2采购、招投标管理情况,包括采购合同中采购方案的选择、招投标过程、招标结果是否合法合规;开标、评标、招标异常过程是否判断合理,是否履行公司的有关制度流程。

4.3物业管理费收缴、减免及审批情况。

4.4遵守有关财经法规和财经纪律情况,重点关注有无虚假会计账务,有无以权谋私、贪污、挪用、私分公款,有无转移国家资财、行贿受贿、挥霍浪费、截留收益、设立小金库等行为。

4.5合同管理、市场拓展管理、运营管理、人力资源管理、薪酬福利管理等情况。

4.6其他需要检查的事项。

5职责分工

5.1公司风险管理部是专项检查的管理部门,负责策划、组织和实施对公司职能部门和下属公司的专项检查,职责权限如下:

5.1.1组织公司内部审计及各种专业资源,制定专项检查计划。

5.1.2根据专项检查工作需要,要求被检查单位报送检查资料。

5.1.3按照检查计划或公司安排进行检查工作,对资料进行审查,到现场进行考察,向被检查单位及相关人员调查情况等。

5.1.4针对专项检查工作发现的问题,提出纠正、处理有关违法违规行为的意见及改进经营管理、提高经济效益的建议,并监督专项检查意见的落实,对专项检查中发现的正在进行的严重违法违规、损失浪费行为,经公司总经理批准,可采取临时制止措施。

5.1.5对违法违规和造成损失浪费的单位和人员,可向公司总经理提出给予其通报批评或追究责任的建议;对严格遵守财经法规、经济效益显著、贡献突出的集体和个人,可以向公司总经理提出表扬和奖励的建议。

5.1.6对被检查单位不配合、阻挠、妨碍专项检查工作、拒绝被检查或不提供资料、提供虚假资料、拒不执行专项检查意见或报复陷害检查人员等行为,报告公司总经理并提出处理建议;对可能转移、隐匿、篡改、毁弃会计资料等检查证据行为,经公司总经理批准,可采取封存账册、资产等临时措施;构成犯罪的,移交司法机关追究刑事责任。

5.2公司其它职能部门和下属公司职责权限如下:

5.2.1按照公司风险管理部专项检查要求,提供有关的资料,包括管理制度及规定、合同、招投标资料、会议纪要、成本费用资料、各项结算资料、业务表单、财务报表、账簿、凭证等。

5.2.2向专项检查人员提供必要的工作条件,包括办公场所、交通、人员配合等。

5.2.3配合专项检查人员的检查工作。

5.2.4对专项检查的结果进行落实整改,并在规定期限内书面反馈落实整改情况。

6工作程序

6.1制定专项检查计划

6.1.1公司风险管理部根据公司年度重点工作制定的专项检查计划,由部门分管领导审批后执行;经部门分管领导同意,可根据实际情况进行调整。

6.1.2公司风险管理部根据上级公司、公司领导和其它职能部门提出的专项检查要求,制定的专项检查工作计划,由部门分管领导审核后报公司总经理审批后执行。

6.2成立专项检查小组

6.2.1公司风险管理部负责人在专项检查工作实施前根据项目情况和人员情况配备检查人员,并指定检查工作组组长。

6.2.2专项检查小组可从公司职能部门和下属公司抽调人员。

6.2.3检查人员与被检查单位或检查事项有利害关系的应当主动提出,并应回避。

6.3制定专项检查方案

6.3.1在开展专项检查工作前,检查人员应初步调查、了解、分析被检查单位的项目或某一特定检查事项的基本情况。检查前调查工作由检查工作组组长负责组织实施。

6.3.2在调查的基础上,检查工作组组长负责编制检查方案,主要内容包括:专项检查目标;专项检查的范围、内容和重点;工作分工;预定的检查外勤工作时间等。

6.3.3检查方案经公司风险管理部负责人批准后组织实施,检查小组组长在实施方案过程中可根据现场实际情况,报公司风险管理部负责人同意后对方案进行适当调整。

6.4发送专项检查通知

6.4.1检查小组应在外勤工作开展3个工作日前,向被检查单位发送专项检查通知。

6.4.2专项检查通知的基本内容包括:被检查单位名称、检查时间、检查内容和范围、检查小组人员名单、被检查单位应提供的资料及协助内容、签发人和签发日期。

6.4.3被检查单位须按照专项检查通知书要求按时提供检查资料。被检查单位应当负责所提供资料的真实性、完整性,检查人员可要求被检查单位负责人作出书面承诺,检查中可采取分级承诺或分项承诺的形式。

6.4.4专项检查通知由检查小组组长制定,公司风险管理部负责人审核,部门分管领导审批签发。

6.4.5特殊情况下,无需提前向被检查单位发送专项检查通知,口头通知后即可实施。

6.5收集检查证据和编制底稿

6.5.1检查小组针对与专项检查项目相关的事项收集检查证据,可通过书面和电子信息资料审核、监盘、实地观察、访谈、调查、函证、计算、分析程序等方法进行。检查证据分为书面证据、实物证据、视听证据、电子证据、口头证据及环境证据,主要包括盘点表、凭证及附件、账簿、会计和管理报表、预决算资料、合同及相关附件、会议纪要、章程、询证函、承诺书、调查问卷和现场笔录等。

6.5.2检查证据如需被检查单位确认其有效性和真实性的,应由被检查单位当事人、财务负责人或单位负责人签字确认,不能签字确认的,检查人员应注明原因。

6.5.3检查人员应在收集检查证据的基础上编制检查工作底稿。检查工作底稿应按检查事项逐项编制,要求内容完整、记录清晰、结论明确。

6.5.4检查小组组长应在外勤工作结束前对检查工作底稿进行汇总收集及复核。

6.5.5结束外勤工作前,检查人员应就初步认定事实、发现的问题等与被检查单位沟通,被检查单位负责人及相关业务负责人应参加沟通会议。被检查单位对初步认定的事实、发现的问题等持有异议时,需现场说明并提供相关资料依据,检查人员应进行分析、核实 。

6.6编写检查报告

6.6.1外勤工作结束后,由检查小组人员分别就专项检查事项编写分项报告,在3个工作日内提交给检查小组组长,由其汇总编写专项检查报告初稿,并在3个工作日内完成。特殊情况下报告完成时

间可由公司风险管理部负责人进行适当调整。

6.6.2 专项检查报告应包括标题、正文、附件、落款、报告日期等基本要素,正文应包括专项检查依据、检查范围、检查时间、重点检查内容、专项检查基本情况、检查发现的问题、意见和建议等主要内容。

6.6.3检查小组组长在提交专项检查报告前,应召集检查小组成员对初稿进行讨论修改,并对专项检查报告初稿的完整性、真实性及总体质量负责。

6.7审批专项检查报告

6.7.1专项检查报告无须履行征求意见程序。

6.7.2公司风险管理部负责人对专项检查报告进行审核,定稿后报分管领导和公司总经理审批,并签署意见。

6.8检查结果落实整改和后续检查

6.8.1公司风险管理部根据审批后的专项检查报告内容,编制整改通知书,经部门分管领导审批后,下发被检查单位。

6.8.2整改通知书包括落实整改事项、完成时间等主要内容。整改通知书应主送被检查单位,并根据公司领导批示意见及具体需要抄送相关部门/人员,抄报相关公司领导。

6.8.3被检查单位应按照整改通知书的要求,认真进行整改工作,编制整改报告,在规定期限内报备风险管理部和所在单位分管领导。

6.8.4公司风险管理部可指定专人负责跟踪、检查结果落实整改情况。

7其他

各中心城市公司可以参照本规定对所负责管理的其它城市公司开展专项检查。

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