百强物业客户财物代管规定2018版

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1范围

本标准规定了客户财物代管的管理内容和要求,适用于物管中心(处)对客户财产的接收、维护活动,确保客户财产的安全、完好。

2编制依据/引用文件

2.1kanwuye.com《业户档案管理规定》

2.2kanwuye.com《钥匙管理及锁具更新规程》

2.3kanwuye.com《物业承接查验规程》

2.4kanwuye.com《交通与车辆管理规定》

2.5kanwuye.com《客户遗失物品保管与认领规程》

2.6kanwuye.com《邮件、报刊收发工作规程》

3术语

3.1客户:指业主、租户(非业主使用人)和其他有权进入物业辖区的人员。

3.2客户财物:所有权属客户所有的财产、物品。包括固定财物和临时代管的财物。

3.3注:固定财物为长时间代管的财物,如业主委托出租的房屋,已接收未售出/出租的空房等。临时代管财物包括客户寄存、遗失的物品。

3.4财物代办管理:是指在物业管理区域内,物管中心(处)根据业主的实际需要,为方便业主而提供临时性代管财物的活动。

4管理规程

4.1管理职责

4.1.1物管中心(处)客户服务部门负责客户寄存/遗失物品的管理和空置房管理的组织协调工作。

4.1.2物管中心(处)财产接收人负责对客户财产进行适当的标识和验证。

4.2固定财物的代管

4.2.1在客户单元房空置情况下,物管中心(处)客户服务部接客户书面申请后,接受业主对于未出售或出租的空置房的管理委托,办理代管手续,填写《代管物品登记表》。

4.2.2物管中心(处)客户服务部门负责安排业主和工程管理部装修专员共同在现场对房屋现状进行检查确认,填写《房屋和公共设施检查表》。按照客户提供的物品清单,清点单元内物品。

4.2.3客户托管的房屋钥匙按《钥匙管理及锁具更新规程》执行,代管期间客户单元大门钥匙不能随意借出,如确需借出,需经相关负责人批准后进行详细登记,并办理借出手续。

4.2.4单元空置期间,应根据气候条件采取停供水、电、气、空调等管理措施。

4.2.5物管中心(处)的客户服务部门负责人组织协调对空置房、业主委托管理/出租的房屋进行保洁、通风、巡视检查,发现问题及时通知客户服务员与业主取得联系,协商处理办法。处理中涉及到收费的,需得到业主的书面确认。

4.2.6代管期间如客户要进行单元内物品搬迁,应书面来函申请,填写《代管物品登记表》。

4.2.7代管期间所有涉及该单元的相关文件记录必须存至该客户档案内。

4.2.8业主将房屋出租/出售时,物管中心(处)的客户服务部安排装修管理人员和客户共同对房屋的情况进行确认,方可进行房屋交付使用。

4.3临时性寄存财物代管

4.3.1客户寄存/遗失的物品认领流程

4.3.1.1接临时性寄存物品时,由物管中心(处)的客户服务部门先确认客户身份(是否为所在项目客户),验证、标识代管物品,然后在相应记录中进行详细登记,如:姓名、联系方式、所在公司、身份证号、寄存时间、寄存物品种类、物品数量等,并妥善保管。如发现暂存物品存在问题,应做记录并及时反馈给客户,妥善处理。暂存物品与委托接收记录一同保管。

4.3.1.2如外来办事人员需临时性寄存物品,则婉言拒绝。

4.3.1.3贵重物品(金额达到500元以上物品)及危险性物品不予临时寄存。

4.3.1.4物品临时性寄存时间不得超过一天。

4.3.1.5工作人员交接班时应对物品检查交接,并了解存放要求及注意事项,必要时同时保留物品现状图片,做好详细的交接记录及物品清点工作。

4.3.1.6保管期限到期后,物管中心(处)的客户服务部门联系客户领取托保,双方确认无误后签字确认。

4.3.1.7客户遗失物品由检拾人交物管中心(处)客户服务部,物管中心(处)客户服务部登记并妥善保管,执行《客户遗失物品保管与认领规程》。

4.4受委托管理的物业,包括各类建筑物及附属设施、物业管理用房,物业的技术资料管理见《物业的接管验收规程》;管辖区内的客户车辆管理见《车辆管理规定》;客户的邮件报刊管理执行相关的《邮件、报刊收发工作规程》;客户的私人资料或信息管理见《业户档案管理规定》。

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