会议服务标准

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会前的准备标准

会场物品摆放标准

会议桌摆放位置要正,椅子摆放在会议桌前并与会议桌保持约为一人的距离,椅子左右之前的摆放距离要均匀约为一人距离,椅子摆放完毕后竖看要成一条直线。

根据椅子的位置在会议桌上摆放稿纸,稿纸摆放在每个椅子的正中间位置,稿纸底边与桌子的底边成一条水平线,铅笔成45度斜角放在稿纸右侧,笔尖朝上,标签外漏。

稿纸定位后,茶杯摆放在稿纸的右上方,与稿纸边保持约为一指的距离,杯把朝右,茶杯左侧摆放香巾碟,香巾碟与杯子的距离约为一指,杯子与香巾碟的中心在一条水平线上。

话筒固定在桌面上,话筒麦克方向角度一致摆在同一侧方向。

会议服务标准

水果、干果、矿泉水统一是两人一份,水果摆放在两人中间位置,水果上方摆放两瓶矿泉水,水果两侧对称摆放干果,水果下方摆放空碟,每份物品摆放标准一致侧看成一条直线。

桌花根据会议桌长度,摆放2-3个,桌花一般选用鲜花,并且不易太高影响客人双方说话,摆放在会议桌的中心位置即可。

会场设备设施的准备标准

检查照明是否正常,灯具是否全部完好,有损坏的及时上报维修。

会议前提前检查音响设备是否完好,话筒音量调节适中,并检查无线网络是否正常使用。

投影设施提前检查是否完好,会议开始前由通讯连接电脑,全部调试到位。

检查室内空调是否正常,会场温度设定在规定温度内,冬季不高于23度,夏季不低于26度。

会场及周围环境卫生标准

彻底清扫会议室卫生,会议桌干净无手印和水渍,椅子无灰尘和毛发,桌子抽屉无杂物无灰尘。

会议室死角卫生清洁到位,窗台无灰尘,墙角处无蜘蛛网,墙面干净无灰尘。

地板打蜡,地上无杂物无脚印,地板干燥无水渍。

会议室内网线及投影电源线摆放整齐,不杂乱避免绊倒客人。

会议室外卫生间干净无异味,并摆放卫生间指示牌。

会议室外环境卫生有专人清洁保持,地面明亮无脚印,痰桶干净,加强巡视随时清理。

会议服务流程标准

会前准备程序

接客户到通知后,根据会场人数、会议标准及会议性质来摆放所需物品,并按具体准备规定进行。

由客户安排挂会议所需会标及摆放座签,并确认会标内容是否准确无误,座签是否摆放正确。

安排部署好会议服务人员和具体分工,会议开始前半小时提水并打开空调。

在会议前半小时,所有工作准备到位人员到位,迎接客人的到来。会议服务程序

客人到达后,迎宾人员应面带微笑,对所有来开会的客人都使用礼貌用语“您好”“上午好”“下午好”。

主要领导到达后,有专人引领到领导座位,并进行拉椅服务。

客人到达后,进行第一次的倒水,倒水时动作要轻,不要发出太大的声响,一般都由两人在会议桌两边同时倒水,倒完水后立即返回,并在会议室门口处站立观察会场动态,盯会者必须大脑精神集中,观察领导及每一位客人的动态,从客人眼神或动作中领会客人需求并及时上前询问解决。

会议进行中,盯会人员根据会议议程,提前将要讲话人的话筒打开,并将话筒对准讲话人。

开始使用投影汇报时,要关闭投影幕布前的灯,使会场的灯光变为投影模式,汇报结束后,要立即打开幕布前的灯,改为正常模式。

根据客人大部分喝水情况,约为15分钟添一次茶水,若主要领导喝水较快还不到倒水时间,可根据情况先给领导添水,若大部分客人刚进会场喝水较快,可以根据情况全场提前倒水。

烟灰缸有3个及3个以上烟头或者有水果干果皮,要及时更换烟灰缸,主要领导香巾若使用要及时更换,所有更换的物品都以主要领导优先,然后依次进行。

会议期间可根据会场情况适当的调节空调温度,会场温度不能过低或过高,若抽烟人数多,烟味大,可将窗户打开1-2扇通风,使会议室内空气保持流通。

会议期间,若领导有重要事情要谈不需要会议服务,服务人员应倒完水后退出会议室在门外等候。

会议结束服务

会议快结束时,提前安排部属送客人员站门,若会议结束后客人去餐厅用餐,要与餐厅及时沟通,提前做好工作。

会议结束后,立即将所有会议室的门打开,迎宾人员热情送客,使用礼貌用语“请慢走”,盯会人员要给领导拉椅,由专人引领领导及客人去休息或用餐。

客人离开会议室后,要立即查看会议室有无客人遗留物品,若发现遗留物品及时通知客人,若不清楚是哪位客人的物品,可与经理办联系帮忙转交。

会议结束后,立即清理会场物品,打扫会场卫生,检查设备设施是否全部关闭,锁好会议室门。

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