物业收费管理办法(物业集团版)

为规范物业集团限公司物业费工作管理,加强对物业收费工作的监督,保障物业集团利益,特制定本制度。

第一章 总则

第一条 为规范物业集团服务集团有限公司(以下简称“集团”)收费工作管理,加强对收费工作的监督,保障集团利益,特制定本制度。

第二条 本制度适用于集团直管子公司及区域城市公司(含其区域内的子公司、其他分支机构及其所属物业管理项目)(以下简称“城市公司”)所管项目在日常运营中所涉及的所有收费管理,本制度未提及规范,执行集团制定的其他财务相关制度。

第二章 职责分工

第三条 收费管理相关岗位职责分工

(一) 客服部收费员

1. 负责固定费用及其他有偿服务项目费用收取,包括物业管理费、停车月卡费、能耗费、公摊能耗费、垃圾费、收视费、代办服务费、其他临时收费项目、装修押金等;

2. 归集项目部其他收费岗当日的费用,包括临停收费、维修费及多经代收费用等;

3. 负责开具收据或发票;

4. 负责每天资金存入银行;

5. 负责按规定及时提交报表及附件资料。

(二) 项目部客服主管

1.指导检查收费员日常收费工作。

2.定期核查临时停车收费,每周至少一次,并做好核查记录。

3.根据合同或经领导审批同意的事项对收费系统违约金进行修改或核销。

(三) 停车场门岗人员/收费员

负责临时停车费的收取,并按时上交收费款项和提交相关报表。

(四) 工程部维修人员

收取部分有偿服务维修费并及时转交前台收费员。

(五) 项目部负责人

1. 对项目部费用收取进行管理及监督。

2. 物管费或停车费减免及押金退还的审核。

(六) 集团共享中心出纳

1. 负责第三方直接转入公司账户的款项的查收,如广告服务费、第三方服务佣金、履约保证金、场地费等;

2. 代收款的结算支付,履约保证金的退付;

3. 负责项目部收费票据的核对;

4. 负责项目部收款日报表与银行存款进账流水的核对。

(七) 城市公司财务管理部会计

1.根据合同或经领导审批同意的事项对收费系统数据进行调整,如对单价、欠费进行修改或核销。

2.根据业务部门的开票申请,负责发票开具管理。

3.根据公司的安排,每月初核检项目部收费。

(八) 城市公司分管领导及负责人

物管费或停车费减免的审批。

第三章 关键控制点

第四条 项目部工作人员对项目收费进行监督,禁止个人账户收费,严惩私自收费不开票行为。

第五条 以方便客户为原则,做到收费方式多样化,鼓励通过网银转账、POS机、微信、支付宝等非现金方式收款,减少现金交易,保障资金安全。

第六条 项目部收费员每日及时将收取现金款项存入指定银行,严禁现金超额,防患资金挪用或被盗风险。

第七条 集团财务共享中心/城市公司出纳对项目部收费每日对账,发现异常及时查明原因。

第八条 城市公司财务管理部对项目部收费进行不定期抽查和监督。

第九条 物业费减免须办理相应审批程序。

第四章 票据管理

第十条 票据管理

(一)收据

1.除使用定额发票直接收费的临时停车收费外,项目部收费人员收取任何形式的资金,均需开具公司规定的专门收据;

2.式样:公司使用统一印制的机打收据,机打收据为一式二联(印刷财信物业标志和项目部名称),第一联为客户联,须加盖所属城市公司“收款专用章”;第二联为会计联,为会计之记账凭证。

3.领用:项目部收款只能使用加盖所属城市公司“收款专用章”的机打专用收款收据,不得使用其他收据、白条等。专用收款收据由项目部客服主管或财务专员保管,每次领用时到公司财务管理部加盖收款专用章,并在会计处作好领用登记。除使用定额发票直接收费的临时停车收费外,所有收款均须使用机打收据,特殊情况(如:停电、系统不能使用或其他特殊情况确实不能机开收据的)可用手写机打收据,但事后必须及时补录入收费软件系统。所开收据必须各联次内容一致,不得随意涂改。

(二)发票

目前使用的发票主要包括机打发票和定额发票。

1.领用发票

项目客服部指定专人到城市公司财务管理部领用发票,财务管理部发票管理人在税控系统中通过发票分发功能分配发票,项目部发票领用人填写《发票领用登记簿》并签字确认,财务管理部发票管理人核对发票起始号码,并移交对应纸质发票。发票领用人将发票领用后按照发票管理相关规范保管空白发票。

2.换票要求

除临时停车收费外,公司日常收费给业主开具的是收据,业主换取发票时,须退回公司开具的收据,换取发票的时限原则上应在一个月以内。若业主收据遗失的,收费员通过收费系统确认其是否缴款,然后再开具发票,领票人在台账上签字确认。

3.开票规范

(1)票据的开具由项目客服部指定专人负责,客服主管应负责传达财务票据使用规则。最终开票责任由项目部客服主管指定人员承担,客服主管对各类票据的开具情况进行审核。

(2)开票人员在填制票据时项目要填写齐全,正确计算填写金额,客户名称(或付款单位名称)栏必须填写付款单位或个人全称;开具票据时,必须做到按号码顺序填开,全部联次一次复写、打印,内容完全一致,不得单联填开、不得涂改。

(3)不得开具票实不符的发票、不得虚开发票,对于抬头应开具给个人的发票不能随意开具公司名称。

(4)开具抬头为公司的发票,须对方提供开票资料,开票人员应定期对开票资料进行归档保管。

(5)严禁转借、转让和代开票据、不得随意作废票据。开具红票需要相关手续并经税务会计的审核登记,且原则上必须收回原发票,若开具增值税专用发票且对方已经抵扣的,可不收回原发票。

第五章 收费管理

第一节 固定收费

第十一条 房屋信息管理

项目部客服人员根据业主接房、装修、出租房屋等情况维护业主房屋状态并适时更新当前资料,收费员应定期审核。

第十二条 每月1日由项目收费员生成物管费、公摊费等应收费用;同时批量转账将业主(或住户)前期已交预付款冲抵当月应收费用。每月5日前各收费员对收费系统中生成的应收费用检查无误后,打印《缴费通知书》交客服人员,客服人员负责催缴款项。

第十三条 每月工程部抄表,客服部于次月3日前将抄表结果录入收费系统并生成三表费用,收费员于5日前将工程部抄表金额与收费系统生成三表费用进行比对,并在收费系统中进行审核,审核无误后在水电分摊表上签字确认。

第十四条 收费人员在日常收款过程中要认真鉴别钱币的真伪,收到伪钞由经办人自行负责。

第十五条 采用POS机收费的,收费人员应在商户存根联下方(持卡人签字)处写上该笔POS单的业主房号或车位号。

第十六条 每日收费完毕,收费人员应从收费系统上生成《收费日报表》。将专用收据财务联、发票记账联以及符合规定的押金退款收据按收费顺序号整理附《收费日报表》后,所附单据的合计金额应与报表相符。

第十七条 项目部现金收入应由收费员在当日下午5:30之前交存银行;当日轧账之后收取的现金款项无法当日交存银行的,可暂时放入保险柜中于次日存入银行,月底扎账时所有款项必须全部交存银行。项目部收费岗自留备用金不超过500元。

第十八条 每周二和周五项目部收费员将《收费日报表》及相关票据附件的纸质单据交到城市公司财务管理部,若为异地的,可根据项目实际情况调整单据传递时间,原则上一周传递一次。为了保证每月末及时关账,各项目部收费员必须在次月第1个工作日将当月的票据全部交回公司。

第十九条 集团共享中心出纳人员根据《收费日报表》每日进行对账。

出纳人员根据各项目部的票据做以下核对:(1)现金进行单、银行进账单是否与交款日报表金额一致;(2)收到票据的份数、号码、金额与收费系统记录信息是否一致;(3)退款金额是否与收回“客户联”收据金额一致。

第二十条 项目部收费员于每月最后一天再次进行预收款划账处理,冲抵前期及当期欠费金额,以作为当月收费率的计算依据。

第二十一条 各项目业主因房屋改变使用用途而需变更物管费单价的(如住改商或商改住),由业主申请,项目部负责人审核,经城市公司分管领导审批后方可改变应收物管费单价。

第二十二条 收费系统中数据不得随意改动,所有调整均需有据可查,属于收费系统异常的,可要求软件公司进行调整,属于内部错账修改与核销的,须经相关领导审核。城市公司财务管理部会计根据合同或经领导审批同意的事项对收费系统进行调整,如对单价、欠费进行修改或核销,客服主管可根据审批对违约金进行修改或者核销。

第二节 多经收费

第二十三条 多种经营如“生活+”平台收费或其他由公司设置的相关收费岗位,收取的各类款项和使用的票据在收款当日应归集到各项目部收费员处一并入账。经公司领导及财务部同意的如利安代收点等专项收款,应每日交存指定账户,下班后收取的超过1000元的当天必须交存指定账户。

第二十四条 项目部收费员对项目长期或临时性的经营收入有监督职责,对于违规行为有义务制止并及时上报上级领导。

第二十五条 摆展等场地费,由项目部指定专员进行谈判和签署协议,收费员负责收取费用并开具发票。执勤保安有权对项目现场摆展项目进行检查,检查其是否有签署协议或收费发票。

第二十六条 对于城市公司与服务商签订合同的多经收入,包括广告费收入以及租售、旅游、家装、保险、汽车、养老等中介服务费,由服务商将相应的款项直接汇入合同指定收款账户,集团财务共享中心出纳负责核对收款信息,城市公司多种经营部发起开票流程,城市公司会计确认收款后开具发票。

第二十七条 城市公司多种经营部按照合同约定时间对多经业务代收服务费进行结算,并发起支付申请,审批通过后,由集团财务共享中心将款项划到对方指定账户。

第二十八条 对于业主与服务商直接发生交易,公司收取中介服务费的多经业务,在服务商业务开展前,城市公司须向服务商收取一定金额履约保证金。

第二十九条 多经服务合同到期不续签,服务商退出时,多种经营部确认后,发起退款申请,经审批后,集团财务共享中心退还服务商履约保证金。

第三节 停车收费

第三十条 停车场收费标准

(一)停车场收费标准:按所在地政府停车管理主管部门及当地物价局审批标准执行。

(二)各项目部根据实际需要制定的优惠政策,报城市公司领导审核并经集团分管领导审批同意后执行。

第三十一条 停车月租卡办理、续费事宜由车主到项目部客服收费员处办理。月租卡或临停卡遗失,车主损坏物品赔偿等情形统一到客服收费员处交费,车场门岗值班人员不收取除临停车费外的其他款项(在客服人员下班后收取的,应在次日将收取的除临停车费外的其他款项交至项目部收费员处)。

第三十二条 临时停车收费由停车场门岗值班人员按照临停收费标准收取,不错收、不漏收,所有临停收费均应提供定额发票。

第三十三条 相关停车收费的管理规范及具体操作流程参照各城市公司《停车收费管理办法》执行。

第三十四条 《停车场收款日报表》由停车场门岗值班人员根据每日扎账数据据实填写,免费停车数据每日扎账时间跟收费系统扎账时间一致。

第三十五条 每日下午3-4点(周末3点),项目部收费员到各收费岗收取当天的临停收款,并核对当天临时停车定额发票使用情况与收取现金是否一致,审核无误后在临时停车定额发票登记本上面签字确认。

第三十六条 对于停车收费系统的数据各项目部客服主管应定期核查,每周至少一次,并做好核查记录。

第三十七条 车库收费系统数据备份及清理

(一)需要作备份的文件包括:必要的上机操作记录(记录包括操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容)、各类报表、出入库记录等。

(二)系统数据由各项目部指定专人进行备份,每周备份一次,每3个月使用移动硬盘备份一次,项目部应保留至少6个月以上记录。

(三)各项目部每3个月至少一次对车库车辆停放情况进行核查,由于系统原因车辆确已出库或经公司领导同意的其他情况,项目部应对系统产生的超过3个月的冗余数据进行清理,以保障系统正常运行。数据清理应由项目部负责人、车场主管、客服人员及城市公司财务人员至少4人同时在场操作并记录备案。

第四节 维修收费

第三十八条 工程维修收费按照公司物业服务部指定并公示在项目客服中心的标准执行,维修人员禁止乱报价收费。

第三十九条 维修人员接单,按标准确认需收取的维修服务费用,同时将维修服务费用填入相应《派工单》上,并连同维修材料费用一并收取。所有维修工作完成后,必须经业主签字确认。

第四十条 工程维修人员应于每个工作日下午4:00前,将当天收取的款项交到客服前台收费员,当面核对无误后,双方在收费单上签字确认。

第四十一条 对于有偿收费服务,客服人员应进行上门回访,并将费用收款收据交给客户。

第五节  退款管理

第四十二条 出入证押金、停车卡押金、灭火器押金等少于2000元的小额押金退付时,由收费员凭领款人交来的收据“客户联”原件,从备用金中支款退付,领款人需在收据背面签字确认款已领,收费员同时在收费软件中进行退款下账处理。若业主或客户的收据“客户联”遗失,要求客户书面填写《票据遗失说明》,收费员在说明上签字,经客服主管、项目经理审核后,收费员在收费软件中进行退款下账处理。

第四十三条 大于2000元(包含)押金退款

(一) 大于2000元(包含)押金(主要包括水电周转押金,装修押金等)退款,收费员在请款时需提供签字完善的《商铺水电周转金退款查验表》或《户内/商铺装修工程(竣工)查验表》,同时发出退款申请,退款业主凭收据“客户联”原件退款,退款时业主需在收据背面签字确认款已领。

(二) 若领款人不是业主本人的,需提供业主本人的身份证复印件及授权委托书、领款人身份证复印件。

(三) 若业主的收据“客户联”遗失,要求业主书面填写《票据遗失说明》,收费员在说明上签字确认,同时需要项目部负责人确认签字。

(四) 装修保证金应退还给交款人本人。业主交款时需询问业主是否是业主本人交款,若确认是租户或其他非业主人员交款时在票据打印时需添加交款人姓名,防止出现退款人与交款人不一致的情况。

(五) 装修保证金退还时,业主可选择装修保证金转物业费。

(六) 退款操作流程详见附件一,《商铺水电周转金退款查验表》和《户内/商铺装修工程(竣工)查验表》详见附件二和附件三。

第六节 减免费管理

第四十四条 物业费减免

对于明显系我方原因影响业主正常居住生活,可对业主物业费进行适当减免。项目部收费员填写《费用减免、优惠、退款申请表》(详见附件四)并提交相应的审批流程,由城市公司财务管理部会计对收费系统数据进行调整,流程详见附件五。

第四十五条 物业费滞纳金减免

物业费滞纳金减免需由项目部经办人填写《滞纳金减免申请表》(详见附件六)经相应审批后,城市公司项目部客服主管在收费系统里做相应调整,流程详见附件七。

第四十六条 停车费减免

(一)临时优惠停车、临时免费停车、系统异常等情况现场人员应作好记录,车场收费员应通知车场班长到场确认,并在《车场出口异常情况及免费停车登记表》(以下简称《异常登记表》)上记录签字,车场主管应在两日内核实并确认。

(二)长期免费停车,由项目部报城市公司领导同意后统一发放免费包月停车卡,并作好领用记录,无卡系统长期免费停车的,城市公司领导同意后将车牌录入车场系统。

(三)除经城市公司领导同意的长期免费或优惠停车外,临时一次性免费或优惠20元以下的,由车场主管签字确认;21元–50元的,由项目部负责人签字确认;51元–200元的报城市公司分管领导确认,超过200元的报城市公司总经理确认。无免费或优惠权限的需经相关领导及人员同意后方可免费或优惠,事后车场主管应在2日内签字确认,项目部负责人应在一周内签字确认,需报城市公司分管领导及总经理的,应每月5日前汇总上月数据提交相关领导签字。相关单据详见《费用减免、优惠、退款申请表》(详见附件四)。

第六章 收费核检

第四十七条 各项目部应制定项目部检核计划定期进行自检;各项目部财务专员及分公司财务人员代表公司行使项目部检核职责;城市公司财务管理部应不定期对各项目部进行检核。各项目部应主动配合包括财务管理部、财务管理部指定人员及其他经公司领导同意的人员对项目部进行的各项检核工作。

项目部检核的内容包括但不限于:

(一)应收款管理与检核,对如物业管理收入、车库收入、经营收入、服务收入、其他收入等各类公司应收款进行管理与检核;

(二)实收款管理与检核,对上述应收款实际收款情况进行管理与检核;

(三)各类代收款(如多种经营代收)、暂收款(如各类押金)等待结算或退付的款项收付(退)的管理与检核;

(四) 根据公司制度对如车库、多种经营等进行专项检核;

(五)对如按面积结算的建筑垃圾清运费、代收水电费等业务的管理与检核;

(六)其他领导安排的检核事项。

第七章 奖 惩

第四十八条 对于客服收费员收费的项目,禁止收款不开票行为,一经发现,均视为贪污处理,除追回相关款项外,将对当事人处以不开票金额50%的罚款,并予以开除处理,对项目负责人处以2000元以下罚款,并予以警告。

第四十九条 若发现停车收费员有收费但未给客户提供发票的,视情节轻重,可给予留职查看和500-1000元经济处罚。

第五十条  对于积极维护公司利益,为公司挽回较大经济损失的员工,根据公司相关奖励政策进行处理,并可视情况对员工实行绩效加分或经济奖励。

第五十一条 对于弄虚作假、私自侵占公司财产和利益、造成公司经济损失或其他损失的员工,根据公司相关处罚条款进行处理,情节严重的,移交司法机关处理。

第八章 附 则

第五十二条 本办法由集团董事长审批,集团财务管理中心进行起草、修订与解释。

第五十三条 本办法自发布之日起生效,原有相关制度如与本办法度冲突,以本办法为准。

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