东莞市:住宅专项维修资金使用实施细则

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为保障我市住宅共用部位、共用设施设备正常使用,规范维修资金使用程序,我局根据市政府《东莞市住宅专项维修资金管理办法》(东府[2014]106号)精神,结合我市实际情况,制定本实施细则。

一、维修资金使用范围

住宅专项维修资金是专项用于住宅共用部位、共用设施设备保修期满后维修及更新、改造的资金,不得挪作他用。

共用部位,是指根据法律、法规和房屋买卖合同,由单幢住宅内业主或者单幢住宅内业主及与之结构相连的非住宅业主共有的部位,一般包括:住宅的基础、承重墙体、柱、梁、楼板、屋顶以及户外的墙面、门厅、楼梯间、走廊通道等。
共用设施设备,是指根据法律、法规和房屋买卖合同,由住宅业主或者住宅业主及有关非住宅业主共有的附属设施设备,一般包括电梯、天线、照明、消防设施、绿地、道路、路灯、沟渠、池、井、非经营性车场车库、公益性文体设施和共用设施设备使用的房屋等。
除法律、行政法规规定的共有部分外,建筑区划内的其他不属于业主专有部分,也不属于市政公用部分或者其他权利人所有的场所及设施等也视为共用部位或共用设施设备。

二、维修资金的使用程序

已交存到专户银行监管专户的维修资金,其使用按照以下程序办理:

(一)成立业主大会、业主委员会前

1、制定方案

物业服务企业(没有物业服务企业的,由相关业主、社区居民委员会)根据维修和更新改造项目制定《维修和更新、改造方案》,并持下列资料报送至当地镇(街)房管所(一式三份、市房管局、镇〈街〉房管所、申请单位各一份):
1.住宅专项维修资金使用备案表(附件1)
2.维修和更新、改造方案(附件2)
3.工程预算一览表(附件3)
4.预算费用分摊明细表(附件4,电子版和纸质版)
5.已过保修期的证明文件(维修项目提供)
6.房管部门要求提供的其他相关证明文件
当地镇(街)房管所对所提交资料进行审查,资料齐全的, 于5个工作日内到现场勘查,并在《住宅专项维修资金使用备案表》上填写意见和加盖公章后,连同上述资料1份送市房管局存档。

2、征求业主意见

物业服务企业(没有物业服务企业的,由相关业主、社区居民委员会)将《维修和更新、改造方案》在小区显著位置进行公示(公示时间不少于7日),并书面征求维修资金列支范围内专有部分占建筑物总面积三分之二以上的业主且占总人数三分之二以上的业主(以下简称“双2/3业主”)同意后(详见附件5《业主确认书》),填写《方案公示及业主确认证明》(附件6)和《业主书面确认情况登记表》(附件7)提交至当地镇(街)房管所,由房管所于2个工作日内将《业主书面确认情况登记表》和《业主书面确认情况通告》(附件8)在小区显著位置进行通告(通告时间不少于5日)。通告期间,业主对通告内容有异议的可直接向当地镇(街)房管所提出书面意见,对于业主提出的异议,房管所应及时调查核实,如意见属实且影响到表决结果的,应要求停止方案实施或对方案进行修改后重新征求“双2/3业主”意见。

3、组织实施方案

经“双2/3业主”同意并通告期满后,由物业服务企业或相关业主、社区居民委员会组织实施使用方案。项目实施过程中,相关业主和被委托的工程监理单位共同对工程质量进行监督。
工程实施过程中如需增加工程,且增加工程预算超过约定范围的(建议约定范围不超过工程预算的5%),增加工程需征得“双2/3业主”同意,并由项目组织实施负责人签证确认,报当地镇(街)房管所;增加工程费用不超过约定范围或减少工程时,由项目组织实施负责人签证确认,并按签证结算费用分摊。

4、项目竣工验收

工程竣工后,由物业服务企业或相关业主代表、施工单位、其他相关单位等组成验收组对维修项目进行验收,并共同签署《维修和更新、改造工程验收报告》(附件9)。

5、拨付资金

工程竣工验收后,持下列资料向当地镇(街)房管所申请列支住宅专项维修资金。(一式三份,市房管局、镇〈街〉房管所、申请单位各一份):
1.住宅专项维修资金拨付申请表(附件10)
2.《维修和更新、改造工程验收报告》
3.《维修和更新、改造工程结算费用分摊清册》(附件11,电子版和纸质版)
4. 发票复印件(查验原件)
5. 增减工程签证证明
6. 维修协议或买卖合同等
7.房管部门要求提供的其它相关证明文件

当地镇<街>房管所收到申请资料后,应于5个工作日内完成资料审查,并报送至市房管局。市房管局收到房管所送达的资料后,于5个工作日内向专户管理银行发出《划转维修资金通知书》(附件12)。专户管理银行接到《划转维修资金通知书》后,于3个工作日内按照分摊清册从相关业主个人维修资金账户中核减,并将维修资金划转到指定账户。

(二)成立业主大会、业主委员会后

使用按照上述规定(一)的第1、2、3、4、5程序办理,其中:

1、业主委员会应当参与维修资金使用项目的全部程序和负责进行监督,包括:制定方案、确认业主表决情况、组织实施方案、项目竣工验收等,并在有关资料上填写意见(须经全体委员人数半数以上签名)和加盖公章。

2、拨付资金时,由物业服务企业持有关资料向业主委员会提出列支住宅专项维修资金。业主委员会依据使用方案审核同意、物业服务企业持申请资料报当地镇<街>房管所备案后,由专户管理银行办理有关的资金拨付手续。

三、维修资金电梯备用金的设立和使用

物业共用设施设备(仅限于电梯)经专有部分占建筑物总面积三分之二以上的相关业主且占总人数三分之二以上的相关业主同意实行一次性表决的方式使用住宅专项维修资金的,可以按幢设立用于电梯紧急情况下小额维修的住宅专项维修资金备用金(以下简称备用金),并授权物业服务企业、业主委员会或业主代表进行备用金使用、再申请的审核。

电梯紧急情况是指因电梯发生事故或其他原因导致电梯或零部件损坏、故障或需要维修、更新后方可投入使用等情况,具体项目包括:
1、电梯的动力、承载系统(如:电机、减速机、曳引机、钢丝绳、曳引轮、轿厢等)。
2、电梯的控制系统(如:控制柜主板、控制柜变频器等)。
3、电梯的安全部件(如:门机、限速器、安全钳、制动抱闸、门锁、防夹装置、限载保护装置等)。

备用金设立的数额上限为住宅专项维修资金首期应收总额的10%,由市房管局从业主的维修资金账户余额中计提,无需另行缴存;业主维修资金账户余额不足应计提金额的部分,由业主另行补缴。

物业服务企业可以持业主大会会议设立备用金的决定,向市房产管理部门办理备用金设立手续。备用金一次性表决的期限自设立之日起有效期为三年,有效期满后,须重新办理。

备用金使用时,单项物业维修和更新改造项目的费用不高于10000元(含)。

(一)备用金的设立程序

1、制定设立方案

由物业服务企业(没有物业服务企业的,由业主委员会或相关业主、社区居民委员会)按幢提出设立备用金的建议、制定《住宅专项维修资金电梯备用金设立方案》(附件13)。

2、征求业主意见

物业服务企业(没有物业服务企业的,由相关业主、社区居民委员会)将《住宅专项维修资金电梯备用金设立方案》在小区显著位置进行公示(公示时间不少于10日),并书面征求 “双2/3业主”同意。

3、办理设立手续

经“双2/3业主”同意后,由物业服务企业(没有物业服务企业的,由业主委员会或相关业主、社区居民委员会)到当地镇(街)房管所办理备用金设立手续,并提交下列资料(一式三份、市房管局、镇〈街〉房管所、申请单位各一份):
(1)住宅专项维修资金电梯备用金设立申请表(附件14)
(2)住宅专项维修资金电梯备用金设立方案
(3)方案公示及业主确认证明(附件6)
(4)业主书面确认情况登记表(附件7)
(5)物业服务企业营业执照或业主委员会备案书、业主代表身份证、社区居民委员会证明
(6)电梯安装证明
(7)房管部门要求提供的其他相关证明文件

房管所对所提交资料进行审查,资料齐全的,于5个工作日内到现场勘查,并将《业主书面确认情况登记表》和《业主书面确认情况通告》(附件8)在小区显著位置进行通告(通告时间不少于5日)。通告期间,业主对通告内容有异议的可直接向当地镇(街)房管所提出书面意见,对于业主提出的异议,房管所应及时调查核实。通告期满后,房管所于5个工作日内在《住宅专项维修资金电梯备用金设立申请表》上填写意见并加盖公章。不符合设立条件的,应退回资料;符合条件的,予以办理备用金设立手续,并连同设立要件送市房管局存档。
(二)已设立备用金的物业小区,当出现上述电梯紧急情况时,按维修资金使用程序(一)或(二)的第1、3、4、5步骤申请列支。其中:

1、制定方案时,除向当地镇<街>房管所提交上述使用程序(一)所需资料外,还须提交如下资料:
(1)已由房管部门填写意见和盖章的《住宅专项维修资金电梯备用金设立申请表》
(2)电梯安全监督管理部门或法定检测部门的证明材料
房管所对所提交资料进行审查,资料齐全的,于1个工作日内到现场勘查,并在《住宅专项维修资金使用备案表》上填写意见和加盖公章后,连同上述资料1份送市房管局存档。
物业服务企业须将《维修和更新、改造方案》、电梯安全监督管理部门或法定检测部门证明材料和《住宅专项维修资金电梯备用金设立申请表》在小区显著位置进行公示(公示时间不少于7日)。

2、拨付资金时,除向当地镇<街>房管所提交(一)5所需资料外,还需提交电梯安全监督部门或法定检测部门出具的验收合格证明材料。房管所收到备用金的拨付申请资料后,应于3个工作日内完成资料审查(包括到现场查看工程完成情况),并报送至市房管局。市房管局收到房管所送达的资料后,2个工作日内向专户管理银行发出《划转维修资金通知书》。专户管理银行接到《划转维修资金通知书》后2个工作日内按照分摊清册从相关业主个人维修资金账户中核减,并将维修资金划转到指定账户。

四、维修项目管理

1、业主未缴存维修资金到专户银行监管专户或维修资金账户资金不足的部分,由维修项目申请人直接向相关业主现金筹集。按照国家有关规定交纳专项维修资金是业主应履行的义务,协商无果的可通过司法途径解决。
2、房管部门发现不符合有关法律、法规、规章和使用方案的,应当责令改正。
3、物业服务企业或者相关业主可以聘请监理单位对维修工程进行质量监督,也可以委托专业中介机构对工程造价进行审核,费用可计入维修和更新、改造成本。
4、因维修和更新、改造工程需要,对业主自用部位不可避免造成损坏的,应当修复或者给予合理补偿,费用可计入维修和更新、改造成本。
5、维修和更新、改造后的项目,在保修期限内出现质量缺陷,按照《房屋建筑工程质量保修办法》,由施工单位对维修和更新、改造部位承担保修责任。
6、发生危及房屋安全等紧急情况,需要立即对住宅共用部位、共用设施设备进行维修和更新、改造的,根据国家建设部,财政部发布的《住宅专项维修资金管理办法》有关规定处理。
7、除了发生危及房屋安全等紧急情况,凡未按规定履行申请程序而先行维修的,维修费用由当事人自行承担。
8、房管部门发现物业小区的备用金使用存在可能损害业主权益的情况,可以暂不予办理有关手续。
9、业主委员会、物业服务企业采取冒用业主签名等方式,不按本办法申请使用住宅专项维修资金的,所发生的费用及相应法律责任由行为人自行承担。
10、本实施细则由市房产管理局负责解释。
11、本实施细则自2015年2月1日起施行,有效期至2019年8月31日。2010年我局发布的《关于做好住宅专项维修资金使用工作的通知》(东房通[2010]29号)同时废止。

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