物业投标文件中常见的问题及改进措施

针对物业市场招投标本文就投标人在招投标活动中的不规范行为及投标文件中的常见问题进行阐述并明确改进方法。

近年来,随着《物业管理条例》《前期物业管理招标投标管理暂行办法》的实施,物业管理招投标制度不断健全、完善,物业服务招投标活动能够在公开、公平、公正、诚实信用的原则下有序开展。但是,物业服务招投标过程中也呈现出诸多问题,特别是投标文件瑕疵较多降低了投标企业在物业项目投标活动中的竞争力。本文就投标人在招投标活动中的不规范行为及投标文件中的常见问题进行阐述并明确改进方法。

投标人的不规范行为

投标人在招投标活动中的不规范行为主要集中在以下三点:一是与招标人、代理公司勾结,私下联系、贿赂甲方或代理机构,通过不正当手段中标。二是投标人间通过围标轮流坐庄或私下商定投标报价,其中一家公司中标后再返给其他公司好处。三是投标人通过借用他人资质、篡改企业业绩等行为隐瞒真实情况,主要在财务信息、纳税社保、企业资格、企业业绩、项目人员资历及业绩、认证证书等方面作伪,使其符合招标文件要求并具备投标资格,或通过虚假资料骗取中标。

投标人的不正规行为,使其中标无效,投标单位还会受到法律制裁。物业服务企业应根据自身情况、实力状况参与业务水平相当的项目投标,对不能达到招标文件要求的,应总结企业不足之处,增强业务能力、提升综合实力、提高投标文件编制水平以适应市场需求。

投标文件中的常见问题及解决办法

一是符合性审查项目不满足招标文件要求。符合性审查是依据招标文件的规定,从投标文件的有效性、完整性和对招标文件的响应程度进行检查,以确定是否对招标文件的实质性要求作出响应。投标人应严格按照招标文件中的格式要求进行编制、签章、密封。按招标文件中规定的金额提交投标保证金,并在规定时间内递交投标文件。物业服务企业在投标文件编制完成后一定要多人多遍检查,确保投标文件完整有效、完全响应招标文件要求,任何一点疏忽都会存在使标书成为无效标或废标的风险。

二是资格性审查项目不满足招标文件要求。资格性审查主要是对资格预审申请人或投标人的经营资格、专业资质、财务状况、技术能力、管理能力、业绩、信誉等方面内容进行审查,以判定其是否具有参与项目投标和履行合同的资格及能力。资格性审查是审核企业及其工作人员的资质是否符合标书要求,是否有弄虚作假的行为。物业服务企业应整合企业各方面力量,真实反映企业现状,不能用欺诈手段骗取中标,对不能满足招标文件要求的部分,分析原因尽快弥补不足以达到市场需求,用正当手段参与日后投标、扩大市场份额。

三是存在重大负偏离、未能实质响应招标文件要求。技术、商务偏离表是编制投标文件的核心内容之一,特别是其中的星标条款尤为重要。投标人一定要根据自身情况逐项标注正、负偏离或无偏离,并按招标文件要求备注必要说明。未能按招标文件要求填写的或出现有招标人不能接受的负偏离,都会使其成为废标。若偏离表标注无偏离,但不能按招标文件要求提供证明材料的,也会按未完全响应招标文件处理。

四是服务方案没有针对性。服务方案千篇一律,甚至几个投标项目共用同一方案,使得物业服务企业不能有的放矢地针对该项目做出合理的技术方案。某些物业服务企业甚至在投标文件中出现其他物业项目的名称或地址。物业服务企业在编制服务方案时应着重分析本项目的重点、难点,并做出有针对性的解决方案,切实可行地满足招标人的项目需求。

五是应急措施不全面、可实施性差。多数投标人通常在投标项目中使用同一套应急措施,生搬硬套的措施方案不切合实际、可实施性差。全面、详细、合理是编制应急预案的关键,物业服务企业应根据投标项目的现状和特点,结合企业优势,做出适合本企业、合乎该项目的应急预案,并成立应急预案小组,确定责任人、明确分工。

六是培训方案不能与时俱进。投标人制定的培训方案通常是针对保洁、保安、客服人员的教育内容和培训计划。这是最基础的一线作业培训内容,任何一家物业服务企业都会有相关培训。能够展现企业培训特点的是如何提升服务质量、如何提高物业管理效率的培训。因此,在编制投标文件时,企业应通过培训方案彰显企业在项目实施中注重提升发展,以及给客户带来更好服务体验的意愿和能力。

七是项目人员、机械设备配备不足。项目组织机构、各工种人员数量、人员资历、业绩以及设备设施的规格型号、数量应完全满足招标文件要求,若招标文件无明确要求也应按服务方案内容配备相应人员和设备。方案与配备力量不对等也容易给评审专家留下服务方案脱离实际的印象。

八是同类业绩不能满足招标文件要求。企业在提供业绩时应与本项目的服务内容、对象相类似,如招标文件要求提供政府、事业单位物业服务同类业绩时,就不能提供社区、商业物业项目业绩,同时业绩的合同金额、服务面积、项目时间等也应满足招标文件要求。业绩资料需提供合同首页、服务内容页、合同金额页、签字盖章页等,如要求提供中标通知书的也应一并提供。若任意一项不符合招标文件要求都不能作为合格业绩。此外,增设物业服务评价考核指标,更能反映物业服务企业管理水平和服务质量,同时体现出物业服务企业的实力和优良口碑。

九是服务承诺、增值服务没有亮点。多数物业服务企业的投标文件在服务承诺和增值服务上没有突出之处,基本是“万能条款”,用在哪个投标项目均可。但这两点正是招标人较为关注的内容,它体现了投标单位对项目的重视程度。投标单位应讲信誉、重承诺,在投标文件中明示自身在人力、物力、财力、时间上的承诺,展现履约能力。有实力的投标单位还可以在服务品质和售后服务上作出进一步的承诺,给招标人全方位的保障。增值服务可谓是投标文件的点睛之处,可让平庸的物业服务方案平添几分色彩。增值服务要有新意,要能拉近甲、乙方距离,让招标人感受到投标单位的诚意。增值服务也体现了投标单位的综合实力、业务能力和企业文化,能给客户更好的服务体验。高品质的物业项目往往会给房地产销售、商业租赁带来更多收益。

十是投标报价低于成本或报价组成不合理。商务报价是投标文件的重要组成部分,合理低价可以使招标人获得性价比高的物业服务。但报价低于成本,则让项目有难以实现服务品质的风险。投标单位可根据服务业务费用和自身管理成本核算项目成本,再加上合理利润、税金构成项目总费用,若考虑竞标效果,再做出可接受的让利。报价的高低还要考虑报价分值计算方法,投标时通过测算评估使报价更趋于基准价。

招投标活动是优胜劣汰、适者生存的市场洗礼,每一位物业人都应该做好挑战的准备。物业服务企业要遵守法律法规,通过提高自身管理水平和服务质量,在激烈的市场竞争中获取更多的中标机会。在投标文件编制过程中,物业服务企业应重视信誉、注重形象,自觉抵制不正当竞争行为,使招投标活动更加法治化、规范化、科学化。只有内练投标文件编制能力、外练物业服务水平,才能使企业发展成为追逐服务品质、增强综合实力、赢得良好口碑的行业领军者。

文:李晓萌    

©本文来源于“中国物业管理”,经整理后发布;声明:本文观点不代表物业大数据立场,转载请注明原文出处;如文章内容或图片涉及版权,敬请联系本站进行删除。「物业大数据 kanwuye.com」让您从另一个视角更了解物业。

联系
邮件
返回顶部