物业质量管理体系文件控制程序

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1.目的

对质量管理体系的文件进行统一的管理与有效的控制,以确保使用质量管理体系文件的部门均能得到相应文件的有效版本。

2.范围

本程序适用于对公司质量管理体系文件的控制。

3.职责

3.1质量手册、程序文件由总经理批准。

3.2管理者代表批准其他文件。

3.3全面质量管理办公室组织人员进行质量管理体系文件的编写。

3.4全面质量管理办公室负责质量管理体系文件的归口管理。

4.工作内容

4.1编写与审批

4.1.1质量手册,全面质量管理办公室负责组织相关人员编写,管理者代表负责质量手册的审核,总经理负责质量手册的批准。

4.1.2程序文件,管理者代表负责程序文件的审核,总经理负责程序文件的批准。

4.1.3服务工作规范,各部门负责审核,由管理者代表批准。

4.2文件的标识

4.2.1编号

4.2.1.1记录表格除注明名称外,在右上方注明标准要素号加”j”及序号,如《收发文登记表》4.2.3-j-01;

4.2.1.2程序文件和工作规范的编号直接写上要素号;

4.2.1.3如某要素有多个文件时,在后面加注序号,如《装修监管工作规范》7.5.1-04。

4.2.2封面标识

4.2.2.1版本使用英文字母:A版表示第一版;B版表示第二版,以下类推;

4.2.2.2分发号,分发文件时注明分发号码。

4.2.3页眉和页脚

  • 右边:文件版本号+修改次数,如:A/0、A/1、B/0、B/1;左边:
  • 文件类型,如:质量手册、程序文件、服务工作规范;页面底端
  • 居中:页码,如:1。

4.3文件受控

4.3.1受控文件,发给本组织成员的体系文件均为受控文件,在封面上盖”受控文件”印章;

4.3.2非受控文件,发给本组织外的质量手册为非受控文件,不收回,不负责修改。

4.4文件发放与回收

4.4.1文件的发放、回收都需要填写《收发文件登记表》。

4.4.2如文件分为两层发放,每一层都需要填写《收发文件登记表》。

4.5文件保管与复印

4.5.1受控文件不得借用、外传,更不能丢失损坏,如丢失损坏须向文件管理部门申请补发。

4.5.2使用人一旦离开公司,应将其文件交回公司。

4.5.3分发给各部门的体系文件,各部门负责人为保管第一责任人,应按规定做好部门内部文件发放范围的控制,须复印文件时,必须经部门负责人同意后才可复印,并将分发号填写在《收发文件登记表》中。

4.6文件评审与修改

4.6.1文件每年在管理评审会上进行评审,必要时做出修改决定。

4.6.2文件需要更改时,应由部门负责人书面向全面质量管理办公室反映。

4.6.3全面质量管理办公室根据评审会决议及部门负责人的反映情况,组织人员对文件进行修改,修改内容由管理者代表批准。

4.6.4修改方式

4.6.4.1大改,即绝大部分内容需要修改时,由全面质量管理办公室组织相关人员进行换版修改;

4.6.4.2中改,即某一文件局部需要修改时,由全面质量管理办公室组织人员进行修改,并将修改的某一页印成新的文件页,页眉左上方注明修改次数;

4.6.4.3小改,即原文件个别内容需要修改时,由文件使用人按《文件更改通知单》要求,直接在原文上改。

4.6.5小改与中改在文件发放时,需填写《文件更改通知单》。

4.7文件作废

4.7.1凡经修改后无效的文件一律作废,由部门进行作废处理。

4.7.2如作废文件须留做参考,一定要在该文件封面上盖上”作废留用”章。

4.8外来文件

4.8.1全面质量管理办公室负责收集物业管理的有关法律法规,进行集中保管,并在文件上加盖公章,供公司员工借阅。

4.8.2全面质量管理办公室每年将收集的适用的法律法规文件编成《外来文件清单》,以提供员工借阅时的检索,并以此作为有效版本的控制手段。

5.相关文件

6.记录表格

6.1《收发文件登记表》(4.2.3-j-01)

6.2《文件更改通知单》(4.2.3-j-02)

6.3《外来文件清单》(4.2.3-j-03)

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