物业服务企业财务成本控制

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成本控制

  1. 严格按预算对各单元进行控制;
  2. 严格按规定审查各种财产物资的申购程序及合同报价等;
  3. 员工借款必须严格执行审批制度。借款人先填写借款申请单,经部门主管、财务主管及管理处主任审批后,由财务部办理借款。所有借款除零星采购可使用现金外,均采用支票或汇票结算。现金借款不得超过RMB1000元,申请人必须还清旧款方可申请新的借款。

有关部门费用报销规定

  1. 管理处必须严格遵守有关审批程序,凡需购买之物品,要先填写”采购/工程承包确认单”,由管理处管理处主任签名,呈物业管理公司审批后方可履行采购。所有”采购/工程承包确认单”由各部门填写所购物品清单交管理处出纳,由出纳统一填写并编号。要求所填内容、金额必须齐全。
  2. 所有报销须取得正式的发票、单据,并有经办人的签名(全名);
  3. 市内交通费:外出办事非紧急情况不得搭乘的士,特殊情况除外,但事先须征得管理处管理处主任同意。报销时,报销人必须在的士车票背面注明XX年XX月XX日,由XX地方到XX地方办理XX事情,并签名(全名)。
  4. 办公用品:各部门若需购买办公用品,每月初须填写”办公用品申请单”交由行政文员汇总后统一申请,并按规定程序填写”采购/工程承包确认单”经管理处主任签名呈物业管理公司审批后方可履行购买。临时急需要的零星办公用品必须填写”零星物品申购单”(附后)向管理处主任申请,经同意后由行政文员临时购买。其他人员不得随意购买办公用品,否则不予报销。任何人不得擅自购买任何收据,如有需要应到物业管理部会计处领取。
  5. 工程写”零星物品申购单”向物业管理公司申请,经同意后,方可购买,并及时将该笔报销单据传真至物业管理公司按规定程序审批。
  6. 通讯费用:① 管理处管理处主任之手机费用按500元/月标准报销,超过部分自理,如实际费用不足报销标准,按实际发生数据实报销。但不再报销CALL机台费。② 管理处主管及以上级员工按规定每月凭据报销CALL机台费(数字机)。③ 其余员工CALL机台费一律不得报销,特殊情况需报销CALL机台费者须由管理处管理处主任单独书面申请,须详细说明被申请报销人员报销该费用之必要性,经物业管理公司审批后从审批当月开始按审批标准执行。④ 报销人取得通讯费报销单据后应及时按月报销,下列情况不予报销:所取得之原始凭据之客户名称与报销人不相符者,不予报销;用其他月份之原始凭据代替当月凭证报销者,或擅自修改原始凭证者,不予报销; 所有购买之办公用品及维修用品报销时须附清单于发票后,否则不予报销。
  7.  报销程序:经办人员在报销单据背后签名后,填写”费用报销单”并在”报销人”处签名,并将发票单据整齐粘贴于”费用报销单”之后;出纳审核”费用报销单”所填数据与其附件发票单据的数据是否相符;所填单据内容是否符合有关财务规定;管理处主任签名。出纳须将”费用报销单”及有关附件传真至物业管理公司审批后方可支付现金;出纳取得按规定的审批程序审批完毕之”费用报销单”后履行支付程序,收款人签名,出纳加盖”现金付讫”或”银行付讫”印章;部使用的工具用具及维修用品必须按月预算,统一申请并按本规定之”一”项的要求操作。临时急用之维修用品须填

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