碧桂园物业案场前期筹备操作规程

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为便于新项目筹备工作顺利开展,确保各阶段工作如期完成,规范物业大数据各项目销售案场前期介入工作标准。

1.0 目的

为便于新项目筹备工作顺利开展,确保各阶段工作如期完成,规范XXXXX各项目销售案场前期介入工作标准。

2.0 适用范围

适用于各区域、城市/控股公司、各项目。

3.0 定义

  1. 新项目:指公司新购待开发的项目。
  2. 早期介入:担当顾问角色,参与新项目的可行性研究,从物业管理的角度提出建设性意见,充分反映住户要求和物业自身要求。
  3. 前期介入:担当管理者角色,提供有益的建设性意见,以确保物业设计和建造质量,为物业投入使用后的物业管理创造条件。

4.0 职责和权限

  1. 由公司品质管理中心协助、督导新项目筹备工作进展。
  2. 由物业区域或新项目负责人落实新项目筹备的具体工作。

5.0 方法和过程

  1. 掌握新项目摘牌情况与地块信息: 公司品质管理中心或物业区域办公室每月安排专人通过XXXXX信息门户(简称“BIP”或向各相关房产区域办公室了解新项目摘牌情况获取地块信息,并于每月 30 日填写《新项目进度简况》汇总表呈报总经理。
  2. 跟踪新项目的启动时间与工作计划:公司品质管理中心或物业区域根据所掌握新项目占地面积、容积率等基本信息,与新地块所属项目部人员取得联系,(物业公司管理制度)了解新地块的初步规划设想、拆迁征收现状、具体摘牌时间、计划动工时间、开盘时间等工作时间节点。品质管理中心或物业区域安排人员或新项目负责人参与由集团公司召开的新项目启动会,启动会会议内容一般包括新项目的物业定位、总体规划设想、项目地理位置、城市概况介绍、当地房地产综合情况以及与物业管理相关等工作。
  3. 制定新项目物业服务方案: 品质管理中心或物业区域拟定早期介入服务方案,物业区域或新项目负责人拟定前
  4. 期介入服务方案,并严格按照新项目申报的一级宏观计划全力配合开展工作。
  5. 工作推进节点:开展新项目物业市场调查以及实地考察工作,进行可行性分析,给予物业定位。依据调研信息进行分析,参与新项目概规、修规、控规阶段,从物业管理视角以书面的形式向规划设计院、属地项目部提出对设备设施选型、设备房集中管理和管理用房设置等专业建议。开盘前 90 日,办理分支机构工商营业执照、相关证件与企业备案,编制财务预算、确定物业服务费等相关费用收取标准工作。开盘前 60 日,与住建局/房管局/物业科确认是否需要实行前期物业招投工作,并编写前期物业服务合同/协议/规约文本以及向当地物价局申报物业服务收费标准。

前期介入:

  1. 开盘前 60 日,(碧桂园物业制度)了解拟开盘/开放区域(品牌物业)和环境信息,提供信息支持,并编制各阶段 人员架构及人员费用预算,报属地项目部以及总公司核准。
  2. 开盘前 15 日,完成前期物业服务合同/协议/规约的定稿、开盘方案、人员进驻;
  3. 开盘前 15 日,完成物业服务收费标准备案工作和做好开盘前各项工作的准备。
  4. 开盘至收楼阶段,完成分支机构团队组建、人员新入职/在岗培训、制度建立, 现场工程进度、质量跟进以及接管验收。

其它

  1. 物业区域或新项目负责人负责组织、统筹落实新项目物业服务方案各阶段工作执行情况,由物业区域为单位收集各新项目月度工作总结,并于每月 26 日前通过XXXXX信息门户报送物业总公司。
  2. 新项目月度工作总结必须遵循实事求是的原则突出重点,切忌事无大小,需简洁明了, 其次反映的情况必须有理有据,可以量化的指标必须量化,结合图、表说明。
  3. 建立收楼前,物业规划报建原始实景(含业主花园、外墙外立面、阳台、天台等共用部位、共用设施设备)以及前期物业团队各层级人员花名册等信息。

6.0 支持文件

《新项目开盘操作流程》

7.0 顾问服务协议签订及费用结算

人员划拨

  1. 将原入职房产公司的案场管理人员调拨 1 人入物业公司编制,作为驻场管理人员,该驻场管理人员的人工成本由房产公司支付,房产公司实际承担的人工成本不变。
  2. 物业公司与房产公司必须在规定时间前完成相关人员的调拨工作,人员调动及时生效。

顾问服务协议重新签订

物业公司与房产公司必须在规定日期前完成《顾问服务协议》的签订,已签妥盖章的协议(扫描件)请提交至公司指定邮箱备案。

费用结算及支付方式

  1. 顾问服务费(A):协议期内,涉及到案场顾问服务所产生的一切费用均由房产公司承担,顾问服务费按照服务过程中案场服务人员的固定顾问服务费单价乘以每月 1 号编制在房产公司的实际在岗人数。
  2. 案场服务人员的固定顾问服务费单价=上年顾问服务费/上年案场服务在岗总人次;
  3. 上年顾问服务费=上年案场服务总人工成本*(6%-10%)。
  4. 首次顾问服务合作的项目,固定顾问服务费单价可参考同一区域项目的单价,具体由物业公司和房产公司协商确定。
  5. 驻场管理人员费用(B):物业公司委派的案场驻场管理人员的费用,包括案场驻场管理人员的工资、奖金、差旅费及食宿费用,按《顾问服务协议》约定的标准计收。
  6. 支援费用(C):如遇开盘等重大营销活动,房产公司需物业公司增派工作人员的,房产公司需提前 5 个工作日以工作联系单形式通知物业公司,告知相关活动流程及需配合事项,经双方签确后生效。由此产生的支援人员人工成本、交通费、食宿费等费用均由房产公司承担。物业公司支援增派人员的正常出勤基本工资按双方约定标准计收,如在此期间产生加班费用的,由双方做好记录,签证确认,每月据实结算。
  7. 其他特约费用(D):若因房产公司特殊需求或超出《顾问服务协议》约定范围的顾问服务需求,导致物业公司额外产生的费用,由双方每次做好记录签确,每月据实结算。
  8. 房产公司应支付的总费用(总费用=A+B+C+D)按照《费用结算确认表》每月 5 日前由物业公司和房产公司双方进行签证确认,并在当月 20 日前完成费用结算支付。
  9. 对物业公司为房产公司提供顾问服务但费用已按原结算方式结算的,采取多退少补的方式在双方下一个结算期间进行处理。

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