绿城物业业主档案管理作业规程

业主档案跟踪管理,由物业服务中心员工每半年进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,物业服务中心应按相关规程进行催交。

为规范业主档案的保管与跟踪工作,特制定本规程。

业主档案内容:

    1. 经业主签署后的《业主公约》(《业主管理规约》)。
    2. 经业主签署后的《消防安全责任书》。
    3. 业主领房验收交接表
    4. 业主/住户基本情况记录表业主(租户基本情况登记表)
    5. 房屋销售合同
    6. 前期物业管理服务协议
    7. 领房通知单
    8. 交付物品清单
    9. 装修申请表
    10. 装修现场查勘记录表
    11. 装修服务协议
    12. 装修消防安全责任书
    13. 装修单位营业执照复印件
    14. 装修单位资质证书复印件
    15. 装修平面图
    16. 装修进场前检查
    17. 装修竣工图
    18. 违章装修处理相关资料。
    19. 业主来函(复印件)
    20. 致业主函(复印件)
    21. 业主的有关证件复印件。
    22. 其他应保存的资料。
  • 将业主的有关资料放在相应的文件盒内。
  • 将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

业主档案的跟踪:

  • 当发生下列情况变化时,管理员应将变化情况记录在业主档案中:
  1. 通讯电话联络方式发生变化时;
  2. 业主发生变更时。
  • 业主档案跟踪管理,由物业服务中心员工每半年进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,物业服务中心应按相关规程进行催交。
  • 业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报物业服务中心经理批准,经物业服务中心档案管理员办理登记手续后方可查阅。
  • 业主档案应永久保存。

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