如何建立和管理业主档案

当业主入住后,物业公司应及时为他们建立档案资料,业主的档案资料一般包括:入住通知书、房屋验收单、入住登记表、商品房买卖合同复印件、装修协议书、停车管理服务协议、业主交费记录表、维修登记表、催费通知书、产权变更记录表、特约服务的委托协议等。

当业主入住后,物业公司应及时为他们建立档案资料,业主的档案资料一般包括:入住通知书、房屋验收单、入住登记表、商品房买卖合同复印件、装修协议书、停车管理服务协议、业主交费记录表、维修登记表、催费通知书、产权变更记录表、特约服务的委托协议等。另外,由于许多新政策的落实还需要一定的时间,目前,大部分物业公司还应保存前期物业管理服务协议和供暖协议。

以下是物业大数据的业主档案的内容:

业主入伙档案

  • 业主入伙资料,主要包括:
  1. 《入伙通知书》;
  2. 房产证或购房合同复印件;
  3. 业主身份证复印件和代办人份证复印件及授权委托书;
  4. 营业执照复印件、法人授权委托书及法人代表和办理人的身份证复印件(业主属法人单位);
  5. 《业主(临时)公约》;
  6. 《收楼书》存根;
  7. 《整改项目报告》。
  • 业主家庭情况资料,主要包括:
  1. 业主档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);
  2. 随住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);
  3. 暂住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);
  4. 业户车辆情况资料(《车辆情况登记表》);
  5. 办理停车手续资料(《车位有偿使用协议书》)。

业主装修档案

  • 装修申请审批资料,主要包括:
  1. 《装修申请/验收表》;
  2. 《装修审批通知书》;
  3. 装修图纸及审批资料;
  4. 装修施工单位营业执照及资质证书复印件;
  • 装修管理档案,主要包括:
  1. 《装修管理协议》;
  2. 装修施工人员档案(《施工出入证办证登记表》);
  3. 装修巡查记录(《装修巡视检查记录表》);
  4. 《违反装修规定整改通知书》及《装修验收整改通知书》;
  5. 装修竣工验收单(《装修申请/验收表》)。

以上业主入伙档案及业主装修档案合并为业主档案,按档案管理规程由兼职档案员进行管理。

  • 以下为入伙装修期间所使用的文件及表格
  1. 入伙通知书
  2. 收楼须知
  3. 入伙预交费用一览表:(1)业主/住户情况登记表(个人)、(2)业主/住户情况登记表(单位)
  4. 收楼手续流程条
  5. 收楼证明书
  6. 业主公约
  7. 委托银行代收费协议书
  8. 业户手册
  9. 装修指南
  10. 住宅质量保证书
  11. 住宅使用说明书
  12. 收楼书
  13. 整改项目报告
  14. 其它入伙代办手续签约表格
  15. 装修申请/验收表
  16. 装修审批通知书
  17. 房屋装修管理规定
  18. 装修管理协议
  19. 19.施工出入证办证登记表
  20. 单元施工许可证
  21. 出入证
  22. 动火许可证
  23. 违反装修规定整改通知书
  24. 装修验收整改通知书
  25. 装修巡视检查记录表
  • 业主档案管理规定
  1. 业主档案管理由专人负责,入住、退房、换房等异动情况随时进行整理、录入。
  2. 档案管理人员必须保证档案摆放整齐、清楚、易查阅。
  3. 每周一将园区入住情况告知相关部门,每月28日前将入住情况书面通知相关部门。
  4. 管理处相关人员查阅档案,必须进行登记后再进行查阅;如档案需外借,需做详细记录。
  5.  如查阅人员为外单位人员,需提供该人员所属单位出据的证明材料作为存档资料,并经管理处经理同意。
  6. 查阅时应保证资料完好,不得丢失或损坏。如查阅人员在查阅过程中将档案资料损坏或丢失,根据管理处相关规定承担责任。

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