绿城物业钥匙委托管理作业规程

为规范钥匙委托管理工作,确保妥善保管好托管的钥匙,特制定本规程。

物业服务中心可以进行钥匙保管的范围

  1. 开发商交楼后,业主未入住时由开发商托管的钥匙。
  2. 特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指:业主确有实际的生活、工作困难确需托管钥匙,不至于给物业服务中心工作带来额外事端的情况。

开发商托管的钥匙

  1. 物业接管验收工作结束后,物业服务中心可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙。
  2. 接管过来的钥匙由物业服务中心员工清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。
  3. 钥匙的发放时间段可参考《入伙手续办理操作规程》 中的入伙流程图。

业主在特定情况下托管的钥匙

  1. 业主委托保管钥匙时,物业服务中心员工应按《业主托管钥匙委托书》(一式两联)要求填写日期、单位编号、业主姓名、钥匙数量、托存原因及领取钥匙的要求等项目。
  2. 管理员就特别向业主说明本物业服务中心不承担为业主保管家庭财产的责任,业主同意后,请业主在《业主托管钥匙委托书》的“业主签名”栏签名确认。
  3. 管理员将《业主托管钥匙委托书》第二联交业主保管。
  4. 管理员将《业主托管钥匙委托书》上的有关内容登记在《业主托管钥匙登记表》内,并在托管的钥匙上贴上标有业主姓名的标识,然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。

托管钥匙的管理

  1. 物业服务中心有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由物业服务中心员工在借用人办理钥匙借用手续后,将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的办理程序为:借用人在《业主保留钥匙登记表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人联系电话等内容,然后签名确认。
  2. 办理钥匙退还手续时,物业服务中心员工应在核对钥匙数量后,在《业主保留钥匙登记表》中标注钥匙退还日期,并在“经办人”一栏签名确认。
  3. 物业服务中心经理应安排管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过三天不还钥匙者,应致电借钥匙部门或个人催还。
  4. 当接到丢失或损坏钥匙报告时,物业服务中心员工应按要求记录事件经过并报物业服务中心经理;物业服务中心经理与房地产开发商/业主联系,征得同意后,采取补配钥匙或换锁措施确保遗失钥匙单位的安全,物业服务中心员工要将处理结果做好相关记录。
  5. 业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时,管理员凭领钥匙人的身份证移交钥匙给领钥匙人。同时应在《业主保留钥匙登记表》中标注移交日期,请业主/领钥匙人签名确认。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主/业主指定的领钥匙人时,物业服务中心员工不得将钥匙转交。
  6. 所有与钥匙管理有关的记录应由物业服务中心归档保存一年,第二年重新整理。

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