物业企业会计档案管理规定2018版

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1范围

本标准规定了会计档案管理的内容和要求,适用于物业大数据总部及属下公司对会计档案的管理,参资公司或单位可参照执行。

2编制依据/引用文件

2.1财政部发布的《会计档案管理办法》

2.2xxx集团内部控制办法-会计档案

3术语

3.1物业大数据:指物业大数据管理有限公司和属下公司的总称。

3.2总部:指物业大数据管理有限公司。

3.3属下公司:指物业大数据管理有限公司下属的全资、控股的公司和接受委托管理的其他公司。包括专业公司、中心城市公司、城市公司和接受委托管理的其他公司。

3.4专业公司:指物业大数据管理有限公司下属四家专业公司,分别为:置业顾问公司、到家汇公司、设施服务公司以及建筑科技公司。

3.5中心城市公司:指物业大数据管理有限公司下属各分子公司。

3.6城市公司:指中心城市公司属下所管理的各城市公司。

3.7会计档案:本办法所称会计档案是指在进行会计核算过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。会计档案一般包括纸质会计档案和电子会计档案。

3.8归档范围:

a)会计凭证类:原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。
b)
c)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。
d)
c)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

e)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,纳税申报表,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,会计档案鉴定意见书,其他具有保存价值的会计资料。

f)包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

4会计档案的管理

4.1各公司应当加强会计档案管理工作,设立档案机构或配备档案工作人员,建立和完善会计档案的立卷、归档、保管、查阅和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。保证会计档案有专人负责在专门地点妥善保管、有序存放、方便查阅,严防损毁、散失和泄密。

4.2各公司每年形成的会计档案,应当由财务部门按照归档要求,于次年4月底前整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。归档会计资料必须齐全、完整、真实、准确。会计账簿、报表及重要会计资料需打印纸质存档。

4.3当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本公司档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。

4.4移交的会计档案为纸质会计档案的,应当保持原卷的封装;移交的会计档案为电子会计档案的,应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测。

4.5公司因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管,法律、行政法规另有规定的,从其规定。

4.6分立后原公司存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案;单位分立后原单位解散的,共会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。

4.7公司因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅,复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。

4.8公司合并后原各公司解散或一方存续其他方解散的,原各公司的会计档案应当由合并后的单位统一保管;公司合并后原各公司仍存续的,其会计档案仍应由原各公司保管。

4.9单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交按手续。移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接受电子会计档案的完整、可读。

4.10各公司应当建立健全会计档案收进、移出、鉴定、利用登记制度,利用会计档案的过程中,严禁篡改和损坏会计档案。

4.11保存的会计档案不得借出,如因工作需要,单位内部查阅会计档案须经本单位财务部门负责人批准方可提供;外单位查阅会计档案须持单位介绍信并经本单位负责人批准方可查阅。查阅或者复印会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。应在查阅或复印会计档案前登记相关人员姓名、目的、用途、时间和内容。

4.12会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为定期保管期限分为10年、30年两类。

4.13会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

4.14本标准规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本标准附录A 《会计档案保管期限表》所列期限执行。

4.15各公司会计档案的具体名称如有同本标准附录A中所列档案名称不相符的,可以比照类似档案的保管期限办理。

4.16保管期满的会计档案,所有属下公司档案销毁必须报总部审批,城市公司还需报中心城市公司审批同意后报总部审批,经总部审批同意后,除本标准4.17规定的情形外,可以按照以下程序销毁:

a)由本公司档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

b)由档案、会计、审计和纪检机构负责人、经办人、分管领导及单位负责人在会计档案销毁清册上签署审批意见。

b)档案机构负责组织会计档案销毁工作,并由单位档案、会计、审计、纪检监察等机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

c)电子会计档案的销毁应当符合国家有关规定,并由单位档案机构、会计机构和信息系统管理机构共同派员监销。

4.17 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

4.18境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业(简称境外单位)的会计档案,应当按照本标准和国家有关规定进行管理。

4.19预算、计划,制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本标准。

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